Wakacje. Chore dni. Dni osobiste Wakacje. Ku potencjalnemu rozczarowaniu szefa jest to nieunikniona równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: spędzisz trochę czasu poza biurkiem - i będzie to coś więcej niż przerwa na lunch. A dla milionów pracowników biurowych jedna rzecz jest absolutnie niezbędna w tych dniach, kiedy nie jesteś przykuty do klawiatury: wiadomość o nieobecności.
Teraz tworzenie idealnej wiadomości o nieobecności jest sztuką tak samo jak nauką. Musi być profesjonalny, ale przystojny, zwięzły, ale pouczający, tępy, ale uprzejmy. „Kluczem jest wyjaśnienie następujących pięciu kwestii” - mówi Jane Scudder, certyfikowana trenerka życia, przywództwa i kariery oraz profesor w szkole biznesowej Loyola University Chicago. „Kiedy jesteś poza domem; kiedy wracasz; jeśli sprawdzasz e-maile, czy nie; czy jesteś dostępny przez telefon czy nie; i z kim się skontaktować pod Twoją nieobecność”. Potem mówi: „Reszta to tylko styl!”
Mając to na uwadze, oto jej zalecany format, który sprawdziłby się w każdej sytuacji:
Dziękuję za Twój e-mail. Jestem OOO od środy, 15 listopada do piątku 17 listopada bez dostępu do poczty elektronicznej. Jeśli jest to pilne, prosimy o kontakt pod adresem. W przeciwnym razie odpowiem na wszystkie wiadomości po powrocie .
Jak widać, nie musisz mówić, dlaczego Cię nie ma; to nie jest sprawa nikogo innego niż twoja i, w zależności od okoliczności, twoja sprawa szefa. Scudder z pewnością zauważy również, że oznaczanie dostępności telefonu lub poczty e-mail jest również opcjonalne, ale „w porządku jest„ wskazać, że będziesz sprawdzał sporadycznie ”. Możesz także zauważyć, że to „wszystkie wiadomości”, a nie „Twoja wiadomość”. Podczas gdy personalizacja wiadomości o nieobecności może być kusząca, użycie „wszystkich wiadomości” da subtelne przypomnienie odbiorcy, że, parsujesz, dużo wiadomości e-mail - odpowiedź może zająć trochę czasu.
Na koniec notatka o datach. Istnieje pewna potoczna różnica zdań co do zakresu dat w wiadomości: czy druga data oznacza, że wracasz tego dnia, czy też jest to ostatni dzień , w którym nie będzie Cię w domu? W tej sprawie Scudder jest stanowczy: wskazuje ostatni dzień, w którym będziesz poza domem.
Kilka dodatkowych zasad, o których należy pamiętać: jeśli czas wolny przypada na weekend, a w poniedziałek powrócisz do zgiełku, nie musisz podawać poprzedniej niedzieli w wiadomości o nieobecności; większość ludzi nie pracuje w weekendy, więc przedpiątek jest w porządku. Ale jeśli wracasz dzień później w tygodniu, pamiętaj o uwzględnieniu weekendu w swojej przestrzeni czasowej w następujący sposób: od środy, 15 listopada do wtorku, 21 listopada .
Teraz, gdy opanowałeś przygotowywanie wiadomości o nieobecności w biurze, przeczytaj, dlaczego powinieneś rozważyć pozostawienie jej przez cały czas - od kogoś, kto pozostawia ją na stałe.
Aby uzyskać więcej porad na temat swojego najlepszego życia, śledź nas na Facebooku już teraz!
Ari Notis Ari jest starszym redaktorem, specjalizującym się w wiadomościach i kulturze.