Z początkiem nowego roku prawdopodobnie opracowałeś dla siebie ambitne rozwiązania lub przynajmniej niewielkie zmiany, które chciałbyś zobaczyć w nadchodzącym roku. Ale bez względu na twoje plany - utrata masy ciała, zmiana kariery, a może podjęcie nowego hobby - realizacja tego może być mniej związana z tym, do czego dążysz, a bardziej z tym , jak to robisz. W tym celu jest 50 inteligentnych sposobów na załatwienie spraw i zwiększenie produktywności w nowym roku.
1 Zatrzymaj wielozadaniowość.
Shutterstock
Kiedy masz dużo rzeczy do zrobienia, instynkt może być taki, aby poradzić sobie z tym wszystkim jednocześnie. Ale kluczem do skutecznego wykonywania pracy jest unikanie pokusy, by zrobić wszystko (lub więcej niż jedną rzecz) jednocześnie.
„Uszczuplamy nasz poziom produktywności poprzez podwojenie, aby zrobić więcej” - mówi Jandra Sutton, ekspertka ds. Wzrostu i wydajności, prowadząca The Wildest Podcast. „Zamiast tego skupiaj się na jednej rzeczy na raz i tylko na tej. Za każdym razem, gdy odwracamy uwagę, za każdym razem, gdy próbujemy wybrać coś innego, w końcu robimy coś, co nazywa się przełączaniem kontekstu - co tylko nas spowalnia. Potem zajmuje nam to trochę czasu. wracając do „robienia rzeczy” i musimy powtarzać ten proces za każdym razem, gdy sprawdzamy nasze telefony, e-maile itp. Ten stracony czas szybko się sumuje ”.
2 Deleguj więcej.
iStock
Pomyśl o osobach, które uważasz za naprawdę osiągające wysokie wyniki - niezależnie od tego, czy są to prezesi, gwiazdy rocka czy sportowcy olimpijscy. Myślisz, że robią wszystko sami? Oczywiście nie. Aby przenieść swoją produktywność na wyższy poziom, musisz uzyskać wygodne delegowanie zadań.
„Zapomnij o zgiełku. Nie musisz się tym zajmować” - mówi Rhys Williams, dyrektor zarządzający Sigma Recruitment. „Skoncentruj się na zadaniach, które są dla Ciebie najważniejsze, i znajdź sposoby, aby inni zrobili za ciebie resztę. Pomaga to również w zdrowiu psychicznym”.
3 Jeśli zajmie to mniej niż dwie minuty, zrób to.
Shutterstock
David Allen, autor Getting Things Done , ma coś, co nazywa „zasadą dwóch minut”, co może mieć duży wpływ na wysiłki każdego, by poradzić sobie z obciążeniem pracą. Zasada jest prosta: jeśli zajmie to mniej niż dwie minuty, zrób to teraz. Kiedy pamiętasz, że musisz wysłać ten e-mail lub telefon, aby dokonać rezerwacji, nie dodawaj go do listy rzeczy do zrobienia ani nie mów sobie, że zrobisz to później - po prostu odłóż go na bok i rozpocznij swoją dzień z jedną mniejszą sprawą.
4 Ćwiczenie.
Shutterstock
Jeśli chodzi o postanowienia noworoczne, większość list zawiera to u góry - ale co to ma wspólnego z wydajnością? Właściwie to całkiem sporo.
Jak wyjaśnia Robert C. Pozen dla Brookings Institution, rutyna ćwiczeń może dać ci więcej energii w ciągu dnia dzięki stymulacji mitochondriów w twoich komórkach.
„To daje więcej energii do wysiłku fizycznego, ale także oznacza więcej energii dla mózgu, zwiększając wydajność umysłową”, pisze. „Skromny nawyk ćwiczeń może pomóc ci zachować ostrość do starości, dać ci więcej energii na dzień i poprawić nastrój. Przestań więc wymawiać, znajdź grupę podobnie myślących rówieśników i zacznij ćwiczyć już dziś”.
5 Medytuj.
Shutterstock
Kiedy robisz sobie przerwy w ciągu dnia, korzystne jest, aby ogólna wydajność przerobiła przynajmniej jedną z tych przerw w krótką medytację. Jest to czas, aby spróbować w pełni zrelaksować się i oczyścić umysł z wszelkich rozrywek.
„Znajdź w ciągu dnia mało chwil na medytację” - mówi Deborah Sweeney, dyrektor generalny MyCorporation. „Ten czas pomoże ci wyśrodkować i uziemić cię w chwili obecnej i wyrazić wdzięczność za małe rzeczy, które mogą zostać zapomniane w ciągu dnia”.
Badanie z 2018 r. Opublikowane w Psychological Science wskazuje, w jaki sposób medytacja może zapewnić osobie większą koncentrację przez cały dzień. Jeśli dopiero zaczynasz medytować, Psychology Today oferuje te pomocne wskazówki dla początkujących, które pomogą Ci zacząć.
6 Spać i wstać wcześnie.
iStock
Klasyczna zachęta Bena Franklina: „Wcześnie spać i wcześnie wstać, czyni człowieka zdrowym, bogatym i mądrym”, została naukowo udowodniona jako mądra rada. Na przykład badanie z 2014 r. Opublikowane w czasopiśmie Cognitive Therapy and Research wykazało, że osoby, które później idą spać, częściej cierpią negatywne i powtarzające się myśli.
Christopher Randler, profesor biologii na Uniwersytecie Edukacji w Heidelbergu w Niemczech, pisze: „Jeśli chodzi o sukces w biznesie, ludzie poranne posiadają ważne karty. Moje wcześniejsze badania wykazały, że zazwyczaj uzyskują lepsze oceny w szkole, które je zdobywają na lepsze uczelnie, co z kolei prowadzi do lepszych możliwości pracy. Ludzie rano również przewidują problemy i starają się je minimalizować ”. Badacz odkrył, że ci, którzy wcześnie się budzą, są bardziej wytrwali, chętni do współpracy, zgodni i sumienni.
7 Dodaj coś zielonego do wystroju swojego miejsca pracy.
Shutterstock
„Badania pokazują, że… patrzenie na coś zielonego - drzewa przez okno, rośliny biurowe, a nawet zielony ekran - może sprawić, że poczujemy się trochę lepiej i zwiększyć naszą wydajność”, mówi Darko Jacimovic, współzałożyciel WhatToBecome. „Co więcej, teoria przywracania uwagi sugeruje, że natura ma terapeutyczne korzyści dla ludzi i umożliwia nam doładowanie i odświeżenie, odzyskanie koncentracji i zwiększenie ogólnej wydajności”.
Więc podnieś kilka roślin i dodaj trochę flory do swojego miejsca pracy.
8 Znajdź partnera do odpowiedzialności.
Shutterstock
Bardziej prawdopodobne jest, że wykonasz wiele zadań, niezależnie od tego, czy jest to rutyna ćwiczeń, czy zadanie pisemne, mówiąc komuś, że spróbujesz to zrobić.
„Bardziej prawdopodobne jest osiągnięcie celów, jeśli masz partnera lub partnerów odpowiedzialnych”, mówi Nina Dafe, doradca ds. Współpracy kobiet-przedsiębiorców . „Wynika to z wielu korzyści, jakie przynosi odpowiedzialność. Jako takie, grupy odpowiedzialne i mózgowe są świetnymi sposobami na utrzymanie koncentracji i motywacji - szczególnie jeśli trudno jest utrzymać niezależność na torze”.
9 I ustanowić system wzajemnej odpowiedzialności.
iStock
Nawet bardziej wpływowy niż partner odpowiedzialny za rozliczenie jest taki, który musisz zapłacić, gdy dotrzymasz terminu lub nie wywiązujesz się z tego, co powiedziałeś, że zrobisz.
„Pilne rzeczy zwykle się załatwiają” - wyjaśnia Jeremy Redleaf, współzałożyciel firmy produkcyjnej CAVEDAY. „To te ważne cele, które nie mają ostatecznych terminów, które naprawdę musimy obserwować. Wysyłaj przyjacielowi listę ważnych zadań co miesiąc i zapłać im 1 $ za każdy, którego nie zrealizujesz. Zauważyliśmy, że prowadzi to do niezwykłych wyniki w naszej społeczności ”.
10 Określ swoje wartości.
Shutterstock
Może to być całościowy sposób myślenia o wydajności, ale zwłaszcza, że rozpoczynamy nowy rok i zastanawiasz się, jakie zmiany chcesz wprowadzić w swoim życiu, dobrze jest pomyśleć o tym, co naprawdę jest dla Ciebie ważne, zanim zaczniesz się martwić na temat radzenia sobie z codziennymi zadaniami.
„Wartości mają charakter aspiracyjny i nie można ich po prostu kontrolować jak cel” - wyjaśnia psycholog kliniczny Stephanie J. Wong. „Mogą jednak pomóc nam prowadzić bardziej autentyczne i produktywne życie. Zadaj sobie pytanie:„ Czy uczestnictwo w wydarzeniu X lub zachowanie X jest zgodne z wartościami lub niespójne? ” Pomaga to wyeliminować problematyczne lub nieproduktywne zachowania ”.
Właśnie z tych ogólnych wartości będą płynąć twoje codzienne priorytety i projekty.
11 Przypomnij sobie o swoich większych celach.
iStock
Określanie wartości i priorytetów nie jest wysiłkiem raz w roku. Kiedy już zrozumiesz, co jest dla Ciebie najważniejsze, regularnie o tym przypominaj. Chodzi o to, aby nie stracić z oczu, dlaczego pracujesz nad tym, nad czym pracujesz - lub zdecydować, że powinieneś przejść do czegoś innego.
„Przypomnij sobie o swoich większych celach i celu stworzenia filtru decyzyjnego dla swoich projektów” - mówi trener przywództwa Megan Accardo. „Wszyscy mamy taką samą liczbę godzin w ciągu dnia, ale musimy jasno powiedzieć, na co mówimy„ tak ”, ponieważ oznacza to odmawianie czegoś innego”.
12 Użyj cyfrowej listy zadań, aby zachować spokój.
Shutterstock
Utrzymywanie swoich spraw w głowie zwykle oznacza, że albo je zapominasz, albo obracasz je w głowie, nie robiąc nic z nimi - co uniemożliwia mózgowi skupienie się na bardziej wartościowych rzeczach. Czasami prosta spisana lista może załatwić sprawę, ale Frank Buck, autor Get Organized !: Zarządzanie czasem dla dyrektorów szkół , sugeruje, aby stać się nieco bardziej wyrafinowanym.
„Korzystam z bezpłatnego narzędzia internetowego Remember the Milk wraz z towarzyszącą mu aplikacją mobilną” - mówi. „Za każdym razem, gdy zadanie przychodzi po twojej myśli, umieść je na liście z terminem, w którym chcesz ponownie zobaczyć to zadanie”.
13 Umieść powtarzające się zadania na autopilocie.
Shutterstock
„Wszyscy mamy zadania, które należy wykonywać o tej samej porze co roku lub co miesiąc” - mówi Buck. „Umieść je na cyfrowej liście zadań z datą i częstotliwością powtarzania. Wyświetlą się automatycznie we właściwym czasie”.
Może to być wymiana baterii w czujniku dymu lub połączenie z ważnym klientem, z którym nie masz pilnych spraw, ale chcesz pozostać w kontakcie.
14 Uchwyć swoje zadania, gdy tylko się pojawią.
Shutterstock
Twój dzień nieuchronnie przyniesie napływ nowych rzeczy, które musisz zrobić. Gdy kończysz jeden projekt lub przesuwasz coś do przodu, pojawiają się cztery kolejne rzeczy, które należy rozwiązać. Buck ma na to kilka wskazówek.
„Skorzystaj z papierowego dziennika i cyfrowej listy zadań, aby poradzić sobie z zalewem napływających informacji” - mówi. „Pułapki na szczegóły dotyczące rozmów telefonicznych i spotkań w dzienniku. Później przyjrzyj się wszystkim, co napisałeś, i podejmij decyzję o„ zadaniach ”. Umieść wyniki myślenia na cyfrowej liście zadań ”.
15 Zamień projekty w „kolejne działania”.
Shutterstock
Bez wątpienia usłyszałeś radę, że możesz efektywniej pracować nad dużym projektem, dzieląc go na „mniejsze części”. To prawda, do pewnego stopnia, mówi Buck, ale bardziej przydatne może być myślenie o każdym projekcie jako o serii „następnych działań”. To znaczy, zadaj sobie pytanie, jakie kolejne działania należy podjąć, aby przejść dalej? Jeśli masz pracę do napisania, następnym krokiem może być sprawdzenie książki na ten temat w bibliotece lub po prostu sprawdzenie, które książki sprawdzić. Zamiast myśleć o gigantycznym, amorficznym projekcie, który należy wykonać, wyjaśnij, co możesz teraz zrobić i podejmij odpowiednie działania.
„Wykonuj te małe kolejne kroki na liście zadań na każdy dzień” - mówi Buck. „Sekret polega na ich wyraźnym sformułowaniu, aby były łatwe do wykonania”.
16 Uzyskać bardziej szczegółowe informacje na temat listy rzeczy do zrobienia.
Shutterstock
Równolegle z przekształcaniem „rzeczy” w „działania” staje się jasne, co właściwie chcesz zrobić. Zamiast wydawać energię psychiczną na myślenie „Naprawdę muszę odnowić tę stronę”, lepiej jest zastanowić się trochę głębiej, aby odpowiedzieć na pytanie: „Co dokładnie chcę zrobić ze stroną?”
„Zapisując cele lub zadania, zawsze staraj się być jak najbardziej opisowy” - mówi Raven Beria, założyciel firmy doradczej Brandalaxy. „Dzięki jasnym i zwięzłym celom poczujesz się mniej odporny na start - i to jest zazwyczaj największa przeszkoda w pierwszej kolejności.”
Beria dodaje, że kiedy skończysz, poczujesz się bardziej spełniony, ponieważ kiedy zadania są niejasne, możesz w końcu wykonać ogromną pracę i nigdy nie poczuć, że zrobiłeś „postęp”.
17 Zorganizuj się w noc przed wielkim dniem.
Shutterstock
„Wiele osób często stara się rano znaleźć klucze, portfel, telefon itp.” mówi Wong. Zamiast rozpoczynać dzień od tego pośpiechu, sugeruje zamiast tego: „przygotuj wszystko, czego potrzebujesz na następny dzień, w noc poprzedzającą określony dzień. Zmniejszy to ryzyko spóźnienia się na ważne spotkanie lub odstawienia dzieci do szkoły. ”
Przygotuje cię również mentalnie na to, co będziesz robić następnego dnia. Budzisz się z umysłem już przygotowanym do zajęcia się tym, co masz w planie, i poczujesz się kilka kroków do przodu z wszystkimi swoimi rzeczami zapakowanymi i gotowymi.
18 Użyj pliku Tickler, aby oczyścić biurko.
Shutterstock
Mówiąc o zorganizowaniu się, porozmawiajmy o tym, co zrobisz z całym tym śmieciem na biurku. Bryknięcie sugeruje narzędzie do radzenia sobie z bałaganem rzeczy, które trzeba będzie odwoływać w dół linii: Plik Tickler.
„Duża część bałaganu na biurku pochodzi z papierów, które potrzebują trochę czasu w przyszłości”, wyjaśnia. „Z zestawem wiszących plików oznaczonych 1-31 (na każdy dzień miesiąca) i 12 dodatkowymi folderami za nimi (po jednym na każdy miesiąc w roku), masz miejsce, aby włożyć potrzebne dokumenty w przyszłości. Po otwarciu dzisiejszy folder, jest wszystko, co postanowiłeś zrobić dzisiaj ”.
19 Zaplanuj czas głębokiej pracy.
Shutterstock
Chociaż wiele z naszych zadań to szybkie przedmioty, którymi możemy zająć się w ciągu kilku minut, są też rzeczy wymagające poważnej koncentracji. Ważne jest, aby produktywność poświęcała czas w ciągu tygodnia na tego rodzaju „głęboką pracę”.
„To oznacza brak dostępu do mediów społecznościowych, brak poczty elektronicznej, telefonu”, mówi Priya Jindal, założycielka Nextpat. „Dowiedz się, co chcesz robić podczas tych sesji (około dwóch godzin dwa razy w tygodniu), a następnie pokaż te produkty”.
20 Wyznacz jeden dzień bez spotkań w tygodniu.
Shutterstock
Mówiąc o wyeliminowaniu zakłóceń, jednym z największych zabójców produktywności w ciągu dnia jest zbyt wiele spotkań. Chociaż często mogą być dobrą okazją do spotkania z kolegami, ważne jest ograniczenie czasu spędzanego każdego dnia na spotkaniach, aby uniknąć utraty produktywnych godzin pracy.
„Proaktywnie wybieraj dzień w tygodniu, aby nie odbywać spotkań”, sugeruje Amber Christian, założyciel oprogramowania produkcyjnego Wonderly Software Solutions. „Może to poniedziałek bez spotkań lub piątek bez frustracji. Wybierz dzień, który można poświęcić wyłącznie pracy. Podaj dzieńowi bez spotkania swój własny motyw, aby mentalnie ustalił miejsce w twoim umyśle i stał się priorytetem. Nawiązując do tego nawyku, zyskasz więcej czasu na głęboką pracę poświęconą realizacji kluczowych projektów i priorytetów ”.
21 Wbuduj procedury w swój dzień.
Shutterstock
„Na początku dnia zaplanuj jeden kluczowy priorytet, który musisz wykonać w ciągu dnia”, sugeruje Christian. „Teraz zaplanuj to w swoim kalendarzu. Każdego dnia roboczego. Pomoże ci to w nawykach upewnienia się, że każdego dnia masz najwyższy priorytet”.
Przynajmniej wejdź w stałą rutynę, która daje początek dnia przewidywalności i energii - być może z krótkim porannym treningiem, afirmacją lub czytaniem rozdziału książki, którą lubisz. Powtórzenie przygotuje cię na nadchodzący dzień.
22 Zakończ dzień opróżniając mózg.
iStock
Sporządzanie listy rzeczy do zrobienia rano ma swoją wartość, ale może być bardziej produktywne, aby zrobić tego rodzaju inwentaryzację na koniec dnia.
„Nawet w dobre dni przychodzi ci na myśl wiele spraw do załatwienia lub działań następczych” - mówi Christian. „W ramach przejścia do wieczora mózg zrzuca wszelkie otwarte pętle na listę rzeczy do zrobienia”.
Przekonasz się, że odkładając go na papier, poczujesz większą kontrolę nad wieloma niekompletnymi przedmiotami, które pozostawiłeś, i będziesz lepiej przygotowany na pokonanie ich następnego dnia.
„To jak zamykanie drzwi w dniu pracy”, jak to ujmuje Christian.
23 Poproś o pomoc.
iStock
Bez względu na to, jak produktywny jesteś, żadna osoba nie może zrobić wszystkiego sama, podobnie jak ona. Naprawdę produktywni ludzie znają moc proszenia o pomoc, kiedy byłoby to wartościowe.
„Listy rzeczy do zrobienia można skutecznie wypełnić, jeśli określisz, kto może ci pomóc w określonych zadaniach” - mówi Wong. „Czy musisz zostawić książkę w bibliotece? Być może twoje znaczące prace są bliższe niż biblioteka niż ty? Czy współpracownik jest bardziej skuteczny w organizowaniu ekwipunku i ma więcej czasu na poświęcenie się temu zadaniu?”
Jesteś otoczony zasobami, które mogą pomóc Ci zwiększyć produktywność - nie bój się ich wykorzystać.
24 Naucz się mówić „nie”.
Shutterstock
Chociaż w tej chwili łatwiej jest zgodzić się na to, o co cię pytamy, w dłuższej perspektywie ze względu na ten związek i własną produktywność, lepiej poczuć się swobodnie, mówiąc „nie”, gdy wiesz, że to nie jest coś może huśtać się.
„Może to zabrzmieć szalenie i z zainteresowaniem własnym, ale w tym zatłoczonym świecie nikt nie może postawić swojej wydajności na wygranej, aby zadowolić kogoś” - mówi Jessica Chase, kierownik ds. Sprzedaży i marketingu w firmie Premier Title Loans.
25 Skoncentruj się na jednej ważnej rzeczy.
iStock
Twoja lista rzeczy do zrobienia jest zawsze dłuższa niż w rzeczywistości będziesz w stanie poradzić sobie w ciągu jednego dnia lub roku, jeśli będziesz ze sobą szczery. I podczas gdy różni ludzie mają swoje preferencje co do tego, ile rzeczy naprawdę powinieneś spróbować rozwiązać w danym dniu, Accardo sugeruje, aby zachować tylko jedną.
„Skoncentruj się na jednym ważnym projekcie na dzień, a drugorzędnych projektach tylko w razie potrzeby” - mówi. „Wielozadaniowość znacznie zmniejsza wydajność”.
26 Zarządzaj energią i czasem.
Alamy
Ludzie produktywni mają dogłębne wyczucie, kiedy są najostrzejsi i najprawdopodobniej osiągną z siebie najlepszą wydajność. Dla wielu jest to rano, podczas gdy inni wolą zajmować się dużymi projektami później tego samego dnia. Bez względu na preferencje, odpowiednio zaplanuj swoje projekty, aby uzyskać myślenie na wyższym poziomie w momentach, gdy twój umysł jest najostrzejszy, i oszczędzaj bezmyślnego archiwizowania lub wysyłania e-maili, gdy twój mózg jest na autopilocie.
27 Planuj przerwy.
Shutterstock
Wydajność nie oznacza ciągłej pracy przez wiele godzin. Nikt nie działa w ten sposób dobrze, a badania z 2014 roku przeprowadzone na Uniwersytecie Stanforda i innych krajach wykazały, że planowanie przerw w ramach codziennej rutyny może sprawić, że będziesz pracować bardziej twórczo i produktywnie.
„Zaplanuj przerwy dodatnie, aby się odblokować” - sugeruje Accardo. „Ponieważ wiemy, że nasz umysł działa jak mięsień, musimy celowo planować regularne przerwy - najlepiej co 60–90 minut. Wielu produktywnych ludzi utknęło, zrobiło sobie przerwę i wróciło z nowym, świetnym pomysłem! To także dobry moment na ćwiczenie wdzięczności i zwiększenie pozytywności. ”
28 Zbuduj odpoczynek i nagrody w swoim harmonogramie.
Shutterstock
Podobnie jak przerwy w ciągu dnia, powinieneś również traktować swoją zabawę i relaks tak samo poważnie, jak podejmujesz pracę - a to oznacza wyraźne rozróżnienie między „osobistym” czasem a godzinami pracy.
„Z góry zaznacz swoje samopoczucie i spotkania towarzyskie, abyś mógł sobie pozwolić na znalezienie przyjemności” - mówi Accardo.
A kiedy robisz te przerwy, pamiętaj, aby w pełni się nimi cieszyć, doświadczając ich w tej chwili, zamiast pozwolić umysłowi wędrować do pracy czekającej na ciebie, gdy wrócisz. Radość w ten sposób pozwoli ci lepiej pracować po powrocie do biura.
29 Przećwicz technikę Pomodoro.
Shutterstock
Jeśli szukasz bardziej formalnego sposobu na przerwę, zastanów się nad techniką Pomodoro. Podejście to nazwano minutnikiem kuchennym w kształcie pomidora, który pomaga praktykującym mierzyć czas. To podejście zasadniczo dzieli godziny na 30-minutowe cykle.
„Pracujemy nieprzerwanie przez 25 minut z maksymalną uwagą i robimy 5-minutową przerwę pomiędzy nimi”, wyjaśnia Jacimovic. „Myślę, że ta metoda jest bardzo wydajna, ponieważ daje nam czas na częste odpoczywanie, restartowanie i napełnianie akumulatorów”.
30 Spójrz na duży obraz.
Shutterstock
Chociaż każdy projekt wymaga wykonania wielu kolejnych działań, aby doprowadzić go do końca, ważne jest również, aby jego wydajność miała jasny obraz tego, do czego służy cała ta praca.
„Skoncentruj się na pożądanym wyniku”, radzi Rusty Gaillard, trener życia z Silicon Valley Dreambuilders. „Jeśli chcesz uzyskać promocję, wyjaśnij, co naprawdę jest potrzebne, aby ją uzyskać. Większość rzeczy na naszych listach zadań nie zapewnia nam oczekiwanego rezultatu”.
Zobrazowanie końcowego produktu pomoże ci podejmować lepsze decyzje o tym, jak się tam dostać, a jednocześnie zainspiruje cię do dalszego dążenia do celu.
31 Pozbądź się bałaganu cyfrowego.
Shutterstock
Spójrz na swoją przeglądarkę: czy ma tuzin otwartych kart, mimo że używasz tylko jednej? Co powiesz na pulpit: czy otwartych jest sześć dokumentów, gdy nie pracujesz nad żadnym z nich? Czas zamknąć kilka.
„Systemy operacyjne i aktualizacje oprogramowania ułatwiają nam równoczesne wrzucanie coraz większej ilości treści na nasze ekrany” - mówią Foram Sheth i Nicole Wood z Ama La Vida, chicagowskiej firmy coachingowej. „Eliminowanie bałaganu jest również jednoznacznie dobrą rzeczą. Wszystkie te strony i dokumenty będą nadal dostępne, gdy będziesz naprawdę gotów się nimi zająć. Daj sobie czas i miejsce, aby dotrzeć do miejsca, w którym musisz być na poszczególnych zadaniach, a nie myśląc, że możesz wykonać wszystko od razu ”.
32 Sprawdź pocztę e-mail tylko o wyznaczonych porach w ciągu dnia.
Shutterstock
Dla wielu e-mail jest czymś, co jest po prostu zawsze otwarte, więc możesz odpowiedzieć w momencie, gdy wiadomość nadejdzie. Ale jak często jest to naprawdę konieczne?
„Poza oczywistymi zakłóceniami powodowanymi przez nasze urządzenia mobilne, jesteśmy również bombardowani powiadomieniami e-mail na naszych laptopach i komputerach” - mówią Sheth i Wood. „Dzięki temu, co już wiemy o problemach z rozproszeniem uwagi i naszym skupieniu, tworzenie ustalonych godzin w ciągu dnia, aby sprawdzać wiadomości e-mail, pomoże Ci skoncentrować się na zadaniu, a nie od czasu do czasu przeskakiwać od myśli do myśli”.
Sugerują opracowanie harmonogramu (i dostosowanie go w razie potrzeby) na czas sprawdzania wiadomości e-mail oraz upewnienie się, że powiadomienia są wyłączone, gdy pracujesz nad innymi rzeczami.
33 Zoptymalizuj swoją skrzynkę odbiorczą.
Shutterstock
To nie jest rozmiar skrzynki odbiorczej - to sposób, w jaki go używasz.
„Wyłącz rzeczy, które mogą cię rozproszyć, takie jak wyskakujące powiadomienia i dzwonki. Zrób to wszystko, na co możesz odpowiedzieć w ciągu dwóch minut. W przeciwnym razie przejdź do swojego kalendarza, deleguj lub usuń”, mówi Jindal. „Wszystko inne powinno być zgłoszone jako część listy zadań”.
Dodaje, że powinieneś także wiedzieć, że nie trzeba reagować na wszystko, a już na pewno nie od razu.
„Możliwość szybkiego segregowania skrzynki odbiorczej, a następnie skupienia się na zadaniach zamiast odpowiedzi, czyni cię o wiele bardziej produktywnym niż wysyłanie odpowiedzi bez żadnej treści” - mówi. „Oszczędzasz również godziny, zapewniając efektywne segregowanie”.
34 Wyjdź z mediów społecznościowych.
Shutterstock
E-mail jest wystarczająco zły, by rozpraszać uwagę, ale platformy społecznościowe są jeszcze większym zabójcą czasu i wydajności.
„Jeśli nie pracujesz w mediach społecznościowych, spróbuj ograniczyć korzystanie z mediów społecznościowych” - mówi James Dyble, dyrektor zarządzający Global Sound Group. „Z moich badań wynika, że regularne przeglądanie mediów społecznościowych powoduje ogromny spadek produktywności. Powodem jest to, że tak wiele dzieje się w mediach społecznościowych. Dlatego twój umysł jest wszędzie.”
35 Tryb samolotowy Embrace.
Shutterstock
Gdy jesteś na filmie, grasz lub przygotowujesz się do startu, a rozproszenie uwagi smartfona jest wyraźnie zabronione, przełączasz telefon w tryb samolotowy. Dlaczego więc nie rozszerzyć tego podejścia na inne aspekty dnia pracy?
„Nie tylko przestaną przyciągać uwagę wiadomości i alerty, ale będziesz mniej skłonny do bezmyślnego sprawdzania telefonu ze świadomością, że w tym otoczeniu nie będzie nic nowego” - mówią Sheth i Wood. „Przełączenie telefonu w tryb samolotowy i całkowicie poza zasięgiem wzroku pozwoli ci być bardziej obecnym w pracy i we wszystkim, co musisz osiągnąć”.
36 Użyj aplikacji, aby poprawić zarządzanie czasem.
Shutterstock
Dla tych z Was, którzy mają ochotę przejść bezpośrednio do trybu samolotowego, jest to zbyt duży problem, Sheth i Wood zalecają pobieranie aplikacji użytkowych, które pozwalają ustawić limity i ograniczenia dla dowolnych aplikacji w telefonie, w tym wiadomości i innych bardzo rozpraszających funkcji.
„Takie aplikacje dostarczają również ważnych (i czasami szokujących) danych, ile razy odblokowujesz telefon i ile czasu spędzasz na nim” - mówią.
37 Śledź swoje nawyki.
Shutterstock
Sprawdzanie poczty e-mail i mediów społecznościowych to tylko kilka złych nawyków, które musisz zachować w ryzach, gdy chcesz mieć produktywny dzień. Ale co z dobrymi nawykami, które próbujesz wprowadzić w codzienną rutynę?
„Użyj systemu śledzenia nawyków i zaznaczaj pole wyboru każdego dnia, w którym robisz nawyk”, sugeruje Beria. „Za śledzeniem nawyków kryje się wiele nauk. Po pierwsze, wspaniale jest wiedzieć, że utrzymujesz zaznaczenia. Po drugie, to system samokontroli, szczególnie gdy umieszczasz urządzenie śledzące nawyki w miejscu, w którym jest cały czas widoczne. „
Beria dodaje, że ten proces samodyscypliny zapewni ci w końcu najbardziej satysfakcjonujące wyniki, zaszczepiając w tobie wewnętrzną motywację do kontynuowania pozytywnego zachowania.
38 Ustaw licznik czasu w zestawie narzędzi.
Shutterstock
Nie chodzi tylko o śledzenie twoich nawyków, ale także o śledzenie, jak długo trwają te nawyki. Bez względu na to, czy używasz techniki Pomodoro, czy wolisz inne podejście, licznik czasu może być bardzo pomocny w zwiększeniu produktywności.
39 Uważaj na zmęczenie decyzją.
Shutterstock
Tak jak powinieneś uważać na nadmierną rezerwację dnia, nie chcesz również podejmować zbyt wielu decyzji lub projektów, które spowodują wyczerpanie twojej energii psychicznej i uniemożliwić ci podjęcie ważnych wyborów w ciągu dnia.
„Zmęczenie decyzją to prawdziwa sprawa” - mówi Accardo. „Mózg działa jak mięsień i z upływem czasu staje się zmęczony. Z tego powodu musimy najpierw zająć się naszym najważniejszym projektem. Napisz nazwę projektu, nad którym spędzisz pierwsze godziny dnia i i od razu do tego zajmij ”.
40 Wiedz, kiedy odejść.
Shutterstock / Africa Studio
„Tak często jesteśmy przyłapani na próbach wykończenia czegoś, czego nie widzimy już w lesie, co może powodować błędy lub nudę”, wyjaśnia Jindal. „Odchodzenie fizycznie i robienie czegoś nieco innego, cokolwiek to może być, może pomóc naszym mózgom w ciągnięciu nowych nici, otworzyć oczy na nieco inną perspektywę i dać naszym umysłom trochę odpoczynku, aby mógł wrócić do grindu, gdy ty powrót."
Może to być częścią formalnej przerwy, którą robisz co 45 minut, lub bardziej nieformalnej zmiany ustawienia, gdy trafisz na powolną łatkę w swojej pracy.
41 Spróbuj zmienić scenerię.
iStock
Ta zmiana biegów może czasami działać najlepiej, gdy fizycznie przenosisz się z jednego miejsca do drugiego.
„Czy zdarza się, że siadasz przy biurku z zamiarem„ wykonania pracy ”, ale pół godziny później zdajesz sobie sprawę, że wciąż zwlekasz? pyta Yaz Purnell, założyciel serwisu finansów osobistych The Wallet Moth. „Takie zwlekanie łatwo staje się nawykiem, w którym nasze biurko i typowe środowisko pracy kojarzymy z nudą i stagnacją. Zmieniając scenerię, udając się do przestrzeni do pracy, kawiarni lub po prostu spacerując pięć minut trochę świeżego powietrza na zewnątrz może pomóc w przejściu z kunktatorstwa do trybu pracy ”.
42 Zaplanuj „datę prezesa”.
Shutterstock
Racheal Cook, CEO i założyciel CEO Collective, sugeruje cotygodniową „datę CEO”, aby uzyskać kontrolę nad produktywnością. Ale to nie oznacza spotkania z faktycznym dyrektorem generalnym Twojej firmy.
„Ten poświęcony czas w kalendarzu pomaga zaplanować tydzień i nadać mu priorytet według projektu” - mówi Cook. „To okazja, aby śledzić postępy w stosunku do większego planu na dany rok, ustalić, czy jesteś na dobrej drodze, czy też nie, i dokonać niezbędnych korekt, aby osiągnąć swoje cele”.
43 Daj sobie kartę wyników.
Shutterstock
Zgodnie z logiką podejścia do pracy, jakbyś był CEO swojego życia, Cook sugeruje również przypisywanie wartości dolara na godzinę do określonych zadań, aby zapewnić prawidłowe wykorzystanie zasobów.
„Oceniaj zadania od 10 USD za godzinę aż do 10 000 USD za godzinę” - mówi. „Na przykład zadania o wartości 10 USD mogą obejmować pracę administracyjną w biurze, podczas gdy w domu może to być rozładowywanie zmywarki do naczyń. Przekaż te zadania sekretarkom lub w domu swoim dzieciom. W miarę wchodzenia do łańcucha zadań 10 000 USD powinien koncentrować się na zestawie umiejętności o najwyższej wartości ”.
44 Czas blokuj swoje zadania.
Shutterstock
Różne zadania i projekty wymagają różnych części mózgu i różnych zasobów, więc sensowne jest, abyś był bardziej skuteczny, robiąc tyle, ile możesz, aby grupować podobne zadania razem.
„Podziel każdy dzień tygodnia na tematy, które pomogą ci osiągnąć pięć podstawowych zadań” - mówi Cook. Definiuje je jako „określanie misji i wizji, kierowanie wartościami i kulturą, tworzenie planu strategicznego, kierowanie zespołem i podejmowanie wielkich decyzji”, ale mogą się one różnić w zależności od konkretnych wymagań i ambicji. Na przykład Cook zrywa tydzień, poświęcając jeden dzień całkowicie swoim klientom, a drugi na tworzenie treści.
45 Użyj spotkań cyklicznych.
Shutterstock
Jesteśmy stworzeniami nawykowymi i na tyle, na ile możemy zrobić, aby wprowadzić rutyny w nasze dni i tygodnie, tym bardziej prawdopodobne jest, że będziemy tworzyć pozytywne nawyki, które będą się utrzymywać.
„Używaj powtarzających się spotkań, aby pracować nad projektami, które zajmują dużo czasu”, sugeruje trener zarządzania i konsultant Amie Devero. „Na przykład umów się na spotkanie w każdą środę o godzinie 15:00 na dwie godziny, aby napisać powieść, którą planujesz rozpocząć od czasu studiów”.
46 Usprawnij swój kalendarz.
Shutterstock
Podobnie jak powinieneś optymalizować swoją skrzynkę odbiorczą i listę spraw, do kalendarza należy również podchodzić w sposób maksymalizujący jego wartość dla osobistej produktywności. Chociaż każdy kalendarz jest idealny do śledzenia spotkań i dostarczania przypomnień, możesz zrobić coś więcej z własnym kalendarzem.
„Na przykład podczas planowania spotkania w Kalendarzu Google automatycznie generuje kod Google Meet, dzięki czemu wystarczy kliknąć link, a konferencja jest skonfigurowana i czeka na dołączenie” - wyjaśnia Mark Webster, współzałożyciel marketingu firma edukacyjna Authority Hacker. „Brak dodatkowego harmonogramu, nie trzeba wysyłać zaproszeń ani martwić się, że ludzie znajdą się w niewłaściwym miejscu w niewłaściwym czasie. Jest to potężne narzędzie do usprawnienia zaplanowanych spotkań, zwłaszcza wideokonferencji”.
Istnieje wiele innych sposobów na lepsze wykorzystanie Kalendarza Google (tutaj jest 25 na początek).
47 Śledź, jak spędzasz każdą minutę.
Shutterstock
Gdy stajesz się bardziej produktywny, zyskujesz większe uznanie dla tego, jak wiele można osiągnąć minutą tutaj i minutą tutaj - lub, z drugiej strony, jak szybko poczucie spełnienia może się wyczerpać, gdy minuty te przemijają bezużytecznie. spotkania lub przyzwyczajenia czasowe.
Webster zaleca ręczne śledzenie sposobu spędzania każdej minuty.
„Te minuty się sumują” - mówi. „Dlatego zawsze myślę o długoterminowych konsekwencjach i o tym, jak sprawić, by te małe zadania były jeszcze bardziej produktywne”.
48 Uzyskaj tygodniową perspektywę.
Shutterstock
Wiele z tych porad koncentruje się na tym, jak najlepiej wykorzystać dzień lub nawet godzinę, ale istnieje ogromna moc produkcyjna w przyjmowaniu tygodniowej perspektywy, patrząc na sposób spędzania czasu. Przedsiębiorca Romi Neustadt, autor nadchodzącego You Can Have It All, nie w tym samym cholernym czasie! , sugeruje utworzenie planu tygodniowego.
„Zrób listę wszystkiego, co robisz w ciągu tygodnia - a mam na myśli wszystko - i ile czasu spędzasz na tym” - mówi. Następnie oznacz każde zadanie na podstawie jego funkcji, znaczenia i atrakcyjności. Następnie Neustadt mówi: usuń lub deleguj wszystko, co „nienawidzisz robić” lub „uważasz, że powinieneś to zrobić”. Zaleca spędzenie 20 minut na robieniu tego przed rozpoczęciem każdego tygodnia.
49 Rozróżnij codzienne działania od celów długoterminowych.
Shutterstock
Oprócz patrzenia na dzień lub tydzień, będziesz także chciał przeprowadzać comiesięczny przegląd postępów w osiąganiu większych celów.
„Chociaż cele mogą być ważne, często nie masz kontroli nad ich osiągnięciem”, mówi Trevor Lohrbeer, założyciel Day Optimizer, aplikacji, która pomaga ludziom zaplanować dzień. „Koncentrując się na swoich działaniach codziennie, tworzysz niezbędny impet wymagany do osiągnięcia twoich celów. Koncentrowanie się na twoich celach raz w miesiącu pomaga ukierunkować ten impet i zapewnia, że nadal podążasz we właściwym kierunku”.
50 Potwierdź swój postęp.
iStock
Produktywność to nie tylko praca, praca i więcej pracy. Aby mieć siłę, by iść naprzód, musisz cofnąć się i zobaczyć, jak daleko zaszedłeś.
„Twoja produktywność jest w dużej mierze związana z pewnością siebie i pewnością siebie” - wyjaśnia Yoram Baltinester, konsultant i trener wykonawczy w Warsztatach Decisive Action. „Nic nie wzmacnia tych postaw bardziej niż uznanie postępu. Pamiętaj, aby przez kilka chwil zastanowić się pod koniec dnia o dokonanych postępach”.
Kiedy nie osiągasz bezpośrednich postępów, dodaje Baltinester, wciąż zdobywasz doświadczenie, które przełoży się na większe szanse na sukces w przyszłości. Nawet bycie nieproduktywnym może przynieść cenne rezultaty.
