Kiedy Chris Flint dostał pierwszą pracę kierowniczą, jako szef działu rozwoju oddziału w Securities America, natychmiast ustanowił cotygodniowe spotkanie pracowników. Czemu nie? Flint nie spuszczał oka z narożnego biura, a kontrola wydajności jego zespołu była niezbędna, aby się tam dostać. „Niestety, nie był to sposób na to”, śmieje się Flint, który ostatecznie doszedł do tego samego wniosku co humorysta Dave Barry - że spotkania są jak pogrzeby: „Masz grupę ludzi, którzy noszą niewygodne ubrania i woleliby być gdzie indziej. Główną różnicą jest to, że większość pogrzebów ma określony cel. ”
Dla pewności Microsoft przeprowadził ankietę wśród 38 000 menedżerów na całym świecie i osiągnął konsensus. Ponad dwie trzecie uważa, że spotkania były nieproduktywne i nieskuteczne. Flint naprawił swój problem, dzieląc cotygodniową godzinę aktualizacji na krótkie sesje z poszczególnymi pracownikami. Oto jak zmaksymalizować własne zespoły personelu. A jeśli znajdziesz się po drugiej stronie, jako uczestnik, a nie szef, oto 14 sposobów na pokonanie następnego spotkania - i być może sam skończysz na krześle szefa.
1 Limit frekwencji
Shutterstock
Stosuj tę samą zasadę do spotkań, co w przypadku pakowania walizek: im bardziej próbujesz się dopasować, tym bardziej stają się nieporęczne. Zasadą jest, że biorą w nim udział uczestnicy (decydenci i kluczowi realizatorzy), a nie obserwatorzy (nieistotni pracownicy), mówi Death by Meeting: A Leadership Fable… About Rozwiązywanie najbardziej bolesnego problemu w biznesie autor Patrick Lencioni.
2 Utwórz porządek obrad
Według ankiety przeprowadzonej przez Opinion Research USA dezorganizacja jest największą przeszkodą wśród pracowników uczestniczących w spotkaniach biznesowych. Oprócz wyszczególnienia tematów, które mają być objęte, daj każdemu elementowi limit czasowy. „Dzięki temu dialog będzie postępował naprzód” - mówi Lencioni, który radzi również, aby pozwolić Twojemu personelowi ustalić harmonogram. „Jeśli będą wiedzieli, że spotkanie będzie dla nich odpowiednie, nie mogą się doczekać”.
3 Wstrzyknij trochę dramatu
Dobre spotkania, podobnie jak dobre filmy, przyciągają widzów w ciągu pierwszych kilku minut. Bez względu na to, czy wyjaśnisz konsekwencje nadmiernych wydatków w departamentach, czy sposób, w jaki konkurencja nasila grę, „ważne jest, aby ludzie wiedzieli, o co toczy się gra” - mówi Lencioni. I użyj języka ciała, aby przekazać sens - to jeden z czterech sposobów, aby od razu stać się lepszym szefem.
4 Bądź na bieżąco
Idealnie byłoby, gdyby Twój plan działania działał jak nawigator GPS, uniemożliwiając zbaczanie z kursu. Jeśli nie, zachęcaj ludzi do mówienia w nagłówkach, najpierw przedstawiając wnioski, a następnie popierając je faktami lub szczegółami. Utwórz także listę nieobjętą porządkiem obrad dla tematów, które są niedostępne na spotkaniu.
5 Kontynuacja
Po podjęciu decyzji należy natychmiast ustalić terminy ich realizacji. „Jednym z powodów, dla których ludzie uważają spotkania za zakłócające, jest to, że nie widzą wyników” - mówi Lencioni. „Twoim zadaniem jest pokazanie im, że spotkania są sposobem na załatwienie sprawy”.
Aby uzyskać więcej niesamowitych porad, jak żyć mądrzej, lepiej wyglądać, czuć się młodziej i grać ciężej, śledź nas na Facebooku już teraz!
