Spośród wszystkich rzeczy, które powodują absurdalny stres w życiu, e-mail jest zdecydowanie dużym sukcesem. Biorąc pod uwagę, że w jednym badaniu stwierdzono, że 28 procent przeciętnego tygodnia pracy spędza czytanie i odpowiadanie na wiadomości e-mail, zdecydowanie warto spróbować dowiedzieć się, jak lepiej sobie z tym poradzić. Niezależnie od tego, czy są to e-maile od szefa, które prowadzą cię późno w nocy, czy po prostu sama ilość e-maili zapychających ogólnie swoją skrzynkę odbiorczą, oto 27 sposobów, aby zacząć być teraz bezstresowym użytkownikiem poczty e-mail. Aby poznać więcej sposobów na opanowanie tej sztuki, do której wszyscy jesteśmy zobowiązani każdego dnia, zobacz 17 genialnych wiadomości e-mail, które poprawią twoje życie.
1 Zrezygnuj z subskrypcji. Wypisz się Wypisz się
Shutterstock
Otrzymujesz już mnóstwo e-maili od znajomych, więc wszystkie e-maile, które przychodzą ze sklepów, publikacji internetowych i innych losowych miejsc, jeszcze bardziej zaśmiecają Twoją skrzynkę odbiorczą. Przejdź i anuluj subskrypcję miejsc, które Cię nie obchodzą. A jeśli jest ich zbyt wiele, by poradzić sobie sam, skorzystaj z usługi takiej jak Unroll.me, która pomoże Ci pozbyć się skrzynki odbiorczej z setek stresujących subskrypcji w kilka minut.
2 Pozostań offline podczas wakacji.
Wakacje oznaczają, że nie musisz słyszeć ani jednej prośby, nawet w formie e-maila. Dlaczego więc nadal sprawdzasz w czasie wolnym? W chwili, gdy wyjeżdżasz na wycieczkę, włącz wiadomość o nieobecności dla każdego, kto wysyła coś po swojemu - i nie waż się myśleć o odprawie. Oczywiście menedżerowie nie są najlepsi w zapewnianiu swoim pracownikom osobistego miejsca, gdy są wolne od pracy, ale masz pełne prawo do korzystania z wakacyjnej poczty e-mail i bezstresowo. Detox cyfrowy, nadchodzisz. Aby uzyskać więcej niesamowitych sposobów na jak najlepsze wykorzystanie poczty e-mail, sprawdź 15 sposobów, w jaki piszesz błędne wiadomości e-mail.
3 Idź długopisem i kartką.
Shutterstock
Czasami bycie bezstresowym użytkownikiem poczty e-mail oznacza odejście od technologii i chwycenie dobrego długopisu i papieru. Według badań przeprowadzonych przez Harvard Business School, spisanie „listy odpowiedzi” na jakie przychodzące wiadomości e-mail należy adresować, może pomóc w skuteczniejszym ich przejściu. Po utworzeniu listy odpowiedz na to, na co tak naprawdę należy odpowiedzieć, i zapomnij o reszcie.
4 Użyj funkcji „inteligentnej odpowiedzi” Gmaila.
5 Ogranicz swój adres e-mail do jednego urządzenia.
Obecnie masz dostęp do swojej poczty e-mail, gdziekolwiek się znajdujesz: na laptopie, telefonie, tablecie i inteligentnym zegarku (jeśli wiesz, masz jeden z nich). Tak, to dużo powiadomień. Ankieta przeprowadzona przez Future Work Center wykazała, że ci, którzy otrzymywali e-maile na swoje urządzenia, mieli wyższy poziom stresu - to po prostu zbyt dużo danych, aby jedna osoba mogła sobie z nimi poradzić i nadal była przy zdrowych zmysłach. Zamiast tego spróbuj sprawdzić pocztę tylko na jednym urządzeniu, a nie na wszystkich. Aby uzyskać więcej sposobów na opanowanie tej codziennej sztuki, nie przegap 15 e-maili Cold Open Business, które Cię wyróżniają.
6 Sprawdź pocztę e-mail tylko w określonych godzinach.
7 I zdecydowanie nie sprawdzaj tego rano ani w nocy.
Shutterstock
Technologia pozwala ludziom pracować 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, jeśli chcą: naprawdę nigdy nie musisz się wyłączać. Zdecydowanie dobrze jest jednak zachować część dnia bez wiadomości e-mail. Według ludzi z Future Work Center, uczestnicy badania powiedzieli, że sprawdzanie wiadomości rano lub później w nocy podniosło poziom stresu. A jak nie? Widzisz rzeczy, które po prostu wywierają większą presję ze strony szefa, znajomych i wszystkich innych osób w twoim życiu. Wyłączając się, w końcu dasz sobie szansę na odzyskanie energii.
8 Wypełnij pole „do” na końcu.
Shutterstock
Ile razy wysłałeś e-mail, zanim byłeś gotowy go wysłać? Czy zdałeś sobie sprawę, że popełniłeś błąd po dotknięciu tego przycisku? Jak każdy może potwierdzić, nie jest to dobre uczucie. Gmail ma funkcję „Cofnij”, która pozwala przez krótki czas „cofnąć” e-maile, ale jest jeden prosty sposób na uniknięcie wpadek. Dopóki Twój e-mail nie zostanie poprawiony i nie będzie gotowy, pozostaw pole „Do” puste. Następnie, gdy będziesz gotowy do wysłania, możesz wpisać nazwę odbiorcy i otrzymać wiadomość e-mail bez żadnych problemów.
9 Nie zostawiaj e-maila otwartego przez cały dzień.
Jeśli jesteś typem osoby, która zawsze ma otwartą pocztę e-mail i stale rozprasza moje przychodzące wiadomości, natychmiast przerwij ten nawyk. Według danych ankietowych z Future Work Center ci, którzy oglądają pocztę przez cały dzień, odczuwają większą presję ze strony tych wiadomości. Więc ogranicz swoje zameldowania do minimum, aby zmniejszyć stres.
10 Przejrzyj kolejno swoją skrzynkę odbiorczą.
Często przegląda się swoją skrzynkę odbiorczą w poszukiwaniu wiadomości e-mail o najwyższym priorytecie, na które należy najpierw odpowiedzieć, ale według pisarza Briana Christiana, to tylko skończy się ogromną stratą czasu. Zamiast tego mówi, aby zacząć od góry, a następnie zejść na dół, decydując, co wymaga odpowiedzi, a co nie, dopóki nie przejdziesz.
11 Ustaw ostry przystanek.
Mówienie, że nie sprawdzisz swojej poczty w nocy, może działać, ale wiesz, co działa jeszcze lepiej? Ustawiając rzeczywisty czas odcięcia, nie możesz skanować skrzynki odbiorczej. Zamiast pozostawiać regułę tak otwartą, to właśnie moment na zamknięcie się i cieszenie się wieczorem bez e-maila ma ogromną różnicę w poziomach stresu. Aby poznać więcej sposobów na odstraszanie i de-tech, poznaj 20 genialnych sposobów zabijania czasu bez smartfona.
12 powiadomień o ciszy.
Bez względu na to, ile razy ustawiłeś sprawdzanie poczty e-mail w ciągu dnia, nigdy nie powinieneś otrzymywać tych powiadomień. Bądźmy szczerzy: obserwowanie wyskakujących pingów niezaprzeczalnie wciąż Cię stresuje. Wyłączenie ich i utrzymanie ciszej komputera i telefonu wpływa na Twoje dobre samopoczucie.
13 Utrzymuj skrzynkę odbiorczą w czystości i porządku.
Shutterstock
Podobnie jak w przypadku utrzymywania czystości w miejscu pracy, chcesz także zachować porządek w skrzynce odbiorczej. Według badań przeprowadzonych na Uniwersytecie Michigan jednym ze sposobów radzenia sobie ze stresem w wiadomościach e-mail jest skorzystanie z niektórych wewnętrznych organizerów dostępnych w skrzynce odbiorczej. Twórz foldery, aby porządkować wiadomości e-mail według kategorii, oznaczać je i nadawać im priorytety, a także skonfigurować filtry, aby porządkować wiadomości e-mail przychodzące do skrzynki odbiorczej.
14 Nie czytaj wiadomości e-mail w weekendy.
Jeśli nie masz wrażenia, że pracujesz przez weekend, jeśli po prostu śledzisz, jakie wiadomości przychodzą, ale robiąc to, nie pozwalasz sobie naprawdę się odciąć i zregenerować siły w nadchodzącym tygodniu. Jeśli zawsze istnieje pokusa, po prostu usuń aplikację Gmail z telefonu w piątek po pracy i odłóż ją z powrotem w poniedziałek. (Zdesperowane czasy wymagają desperackich środków.) Lub skonfiguruj usługę, która wstrzyma skrzynkę odbiorczą.
15 Wstrzymaj swoją skrzynkę odbiorczą.
Aby wstrzymać skrzynkę odbiorczą, użyj narzędzia takiego jak Pauza skrzynki odbiorczej, które działa zarówno w Gmailu, jak i Outlooku. Zasadniczo zapobiega pojawianiu się nowych e-maili, dopóki nie zdecydujesz się na to pozwolić. Niezależnie od tego, czy jest to dzień, w którym próbujesz spędzić weekendy, na pewno da ci to spokój.
16 Skorzystaj z usług e-mailowych.
Shutterstock
Jeśli po prostu zaglądając do skrzynki odbiorczej czujesz się przytłoczony z powodu setek nieotwartych wiadomości e-mail, których jeszcze nie przeszedłeś, skorzystaj z usługi takiej jak Sane Box. Pomaga uporządkować skrzynkę odbiorczą i uporządkować to, co tam jest, umieszczając ważne e-maile tam, gdzie możesz je zobaczyć, wysyłając rozpraszające e-maile do folderu, który możesz później przeglądać, oraz umieszczając biuletyny i subskrypcje w jednym miejscu. Zasadniczo stanie się Twoim najlepszym przyjacielem w walce ze stresem. Aby dowiedzieć się więcej na temat sposobów radzenia sobie ze stresem, zapoznaj się z 20 sposobami, w których media społecznościowe nas stresują.
17 Posortuj swoją skrzynkę odbiorczą według aplikacji.
Jednym z najłatwiejszych sposobów na uporządkowanie skrzynki odbiorczej jest sortowanie, które pozwala uporządkować wszystko obok siebie. Dzięki skrzynce odbiorczej po lewej stronie i listom kategorii po prawej stronie możesz przeciągać wiadomości e-mail do różnych dostosowywalnych sekcji - takich jak „do zrobienia” i „uzupełnić” - dzięki czemu możesz uzyskać mniej stresujący obraz w skrzynce odbiorczej.
18 Nie śpij na BCC.
Shutterstock
Czy kiedykolwiek zostałeś złapany w sieć e-maili, z którą nie chciałeś mieć absolutnie nic wspólnego? Czasami, jeśli robisz wstęp między dwojgiem ludzi, trafiasz na ich wątek na całe życie i ciągle otrzymujesz sygnały o rzeczach, które cię nie dotyczą. Jeśli kiedykolwiek jesteś jedną z osób w przód i w tył, zaoszczędź na trzecim kole trochę stresu i przenieś go do BCC - „ślepej kopii” - po wstępie. A jeśli to ty jesteś przyłapany na szaleństwie, zapytaj, czy inni ludzie w grupie mogą dodać cię do BCC, aby trzymać cię z dala od pętli.
19 Porozmawiaj z szefem.
Shutterstock
Jeśli nie wiesz, jakie oczekiwania ma Twój szef w zakresie odbierania wiadomości e-mail po godzinach, stresuje Cię, porozmawiaj z nimi na temat tego, czego szukają w czasach odpowiedzi, mówią naukowcy z Michigan State University. Mamy nadzieję, że cenią sobie równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i nie oczekują, że wrócisz do nich o sprawach późno w nocy lub w weekendy, co pozwoli ci w pełni zrelaksować się, gdy jesteś poza pracą. A jeśli chcesz się upewnić, że konwój płynie płynnie, przygotuj się, podnosząc na duchu 15 znaków, że Twój szef jest psychopatą.
20 Weź „wakacje przez e-mail”.
Czasami wykonanie zadania może być naprawdę trudne, wiedząc, że Twój e-mail czeka na skanowanie. Jeśli potrzebujesz nieprzerwanego czasu na pracę nad projektem, powiedz swojemu zespołowi, że bierzesz urlop e-mailowy - rozłączasz się na pół dnia, aby skupić się i wykonać swoją pracę - sugerują naukowcy z University of Michigan.
21 Utrzymuj porządek w terminie.
22 Użyj reguły 3-sekundowej
Shutterstock
Nie, ta zasada nie ma nic wspólnego z jedzeniem spadającym na podłogę. Według Johna M. Grohola z Psy.D. ludzie tracą dużo czasu, próbując wymyślić, co zrobić z niektórymi e-mailami. Zamiast tego proces ten nie powinien zająć więcej niż trzy sekundy. Aby obniżyć poziom stresu, szybko zdecyduj, czy chcesz odpowiedzieć, usunąć, zarchiwizować lub zapisać wiadomość e-mail na później. To może wydawać się pochopną decyzją, ale pomoże ci szybciej przeszukiwać skrzynkę odbiorczą.
23 Użyj funkcji harmonogramu.
Shutterstock
Czasami, gdy coś nie jest pilne, nie masz ochoty na natychmiastowe wysyłanie e-maili na ten temat. Zamiast tego pozbyć się stresu, pisząc go i planując wysłanie go kilka dni później, polecam ludzi z Harvard Business School. W ten sposób zdejmiesz go z klatki piersiowej, ale wciąż będziesz miał trochę czasu, zanim będziesz musiał poradzić sobie z tym ponownie.
24 Zmień „nieprzeczytane” e-maile na „czytaj” zbiorczo
Shutterstock
Gdy trafisz na pewną liczbę nieprzeczytanych wiadomości e-mail, nie ma już odwrotu: nigdy nie przejdziesz ich wszystkich i, szczerze mówiąc, prawdopodobnie i tak już adresowałeś te, które były bardzo ważne. Aby zmniejszyć stres związany z wyświetlaniem się „3 478 nieprzeczytanych wiadomości e-mail” każdego dnia, zmień je na czytanie zbiorcze. Każdy system e-mail jest inny, ale proces jest ogólnie dość łatwy. (Możesz je również usunąć zbiorczo, ale może to być jeszcze bardziej stresujące, wiedząc, że po prostu… zniknęły).
25 Zachowaj podział pracy na osobisty.
Shutterstock
Trudno jest zachować prostotę, gdy masz swoją pracę i osobiste wiadomości e-mail w jednym miejscu. Według ekspertów ds. Wydajności Pauli Rizzo, powinieneś postarać się jak najlepiej, aby oddzielić je od siebie. „W ten sposób będziesz mieć różne nastawienie, gdy przejrzysz każdy z nich. Ułatwia to zarządzanie, gdy znasz typy wiadomości e-mail, które zobaczysz, zanim jeszcze otworzysz skrzynkę odbiorczą. Ułatwia to także ustalanie priorytetów, " ona mówi.
26 Możesz zignorować niektóre e-maile.
Shutterstock
Ignorowanie wiadomości e-mail może wydawać się przerażające, ale wierzcie lub nie, nie na wszystko trzeba odpowiedzieć. Jeśli weźmiesz to od naukowców Harvard Business School, jest to łatwy sposób na pozbycie się stresu: jeśli coś jest tak ważne, to coś pojawi się ponownie.
27 Nie rozstrzygaj konfliktów przez e-mail.
Pojedynek za pośrednictwem poczty e-mail może wydawać się o wiele lepszy niż robienie tego osobiście, ale nigdy nie kończy się dobrze. Według badań przeprowadzonych przez University of Michigan, złym pomysłem jest rozwiązywanie konfliktów w skrzynce odbiorczej, co ostatecznie spowoduje większy stres. Zamiast tego spotkaj się osobiście lub zadzwoń, aby załatwić sprawy w bardziej efektywny sposób. Aby uzyskać więcej niesamowitej wiedzy biurowej, poznaj 60 najlepszych 60-sekundowych hacków dotyczących wydajności.
