Jeśli chodzi o pocztę e-mail, możesz myśleć, że wiesz wszystko. W końcu większość z nas wysyła i odbiera średnio 121 e-maili dziennie , według firmy badawczej The Radicati Group. Ale nawet jeśli prawdopodobnie spędzasz znaczną część każdego dnia pracując w skrzynce odbiorczej, prawdopodobnie nadal możesz się czegoś nauczyć. W rzeczywistości istnieje mnóstwo zasad etykiety e-mail, które regularnie umykają tobie i wielu innym osobom na twojej liście kontaktów. Chcesz mieć pewność, że jesteś uprzejmy elektronicznie? Oto 17 złotych zasad e-maili, których prawdopodobnie nie znasz, ale musisz wiedzieć.
1 Odpowiedz w chwili, gdy otrzymasz wiadomość e-mail, nawet jeśli potrzebujesz więcej czasu.
Shutterstock
Nikt nie docenia otrzymania odpowiedzi na wiadomość e-mail kilka tygodni po jej wysłaniu. W rzeczywistości badanie przeprowadzone w 2018 r. Przez firmę konsultingową Toister Performance Solutions ujawniło, że 41 procent osób spodziewało się odpowiedzi e-mail od swoich współpracowników w niecałą godzinę. (Zacznij przygotowywać notatki z przeprosinami do swojego działu księgowości!)
Oczywiście niektóre odpowiedzi na e-mail wymagają od ciebie przeżuwania myśli i sporządzenia odmierzonej wiadomości. W takich przypadkach rozwiązanie jest proste: odpowiedz w ciągu kilku minut, aby poinformować nadawcę, że otrzymałeś wiadomość, ale potrzebujesz trochę więcej czasu, aby rozwiązać problem. W ten sposób wiedzą, że wziąłeś pod uwagę ich e-mail i nie ignorują ich.
2 Zachowaj ostrożność przy użyciu opcji „Odpowiedz wszystkim”.
Shutterstock
Istnieje zasadnicza różnica między opcjami „Odpowiedz” i „Odpowiedz wszystkim”. A jednak wielu użytkowników poczty e-mail nie zdaje sobie z tego sprawy. Jeśli jesteś jednym z nich, wiedz, że kiedy wybierzesz tę ostatnią, każdy adresat, który był CC na oryginalnej wiadomości, otrzymuje twoją odpowiedź - i częściej nie musisz zalewać wszystkich skrzynek odbiorczych.
Te niepotrzebne masowe wiadomości są taką plagą, istnieje kolokwialny termin na ich opisanie: „Odpowiedz Allpocalypse”. Więc następnym razem, gdy odpowiadasz na masową wiadomość e-mail, zastanów się, kto naprawdę musi przeczytać twoją odpowiedź: cała firma czy tylko pierwotny nadawca?
3 Jeśli chcesz uzyskać odpowiedź od kogoś, nie CC.
Shutterstock / Jacob Lund
Gdy wysyłasz komuś wiadomość e-mail - co oznacza, że „kopiujesz”, zwykle oznacza to, że chcesz, abyś był na bieżąco z rozmową, ale niekoniecznie szuka od niej odpowiedzi. I, jak ostrzega profesjonalista ds. Szkolenia Dannielle Walz, niewłaściwe użycie opcji CC może prowadzić do problemów z komunikacją.
„Przekształcając współpracowników w wiele e-maili, mogą przestać widzieć twoje e-maile jako ważne i mogą umieścić je bezpośrednio w„ folderze referencyjnym ”lub„ folderze później przeczytanym ”” - napisała w poście na LinkedIn. „Może to prowadzić do utraty ważnych informacji w przyszłości.”
Jeśli więc oczekujesz od kogoś odpowiedzi, umieść jego adres e-mail w polu „Do” i oszczędnie używaj funkcji „CC”.
4 Zrozum, kiedy i kiedy nie należy korzystać z BCC.
Shutterstock
Pole BCC jest jeszcze bardziej skomplikowane, stale unika nawet najbardziej doświadczonych użytkowników poczty e-mail. Ale podzielmy to: BCC oznacza „ukrytą kopię”, więc chociaż jest podobny do CC-ing, BCC-ing nie wyświetla wiadomości e-mail tej osoby innym odbiorcom, co oznacza, że nikt w łańcuchu nie zobaczy, że ty uwzględnił je.
Kiedy więc można używać BCC? Magazyn Hillel Fuld of Inc. twierdzi, że jest przeznaczony wyłącznie do masowych wiadomości e-mail lub gdy ktoś przedstawia Cię za pośrednictwem poczty elektronicznej innej osobie.
„W każdym innym przypadku, gdy wysyłasz do kogoś e-maila, a BCC do kogoś innego, jesteś nieuczciwy - lubisz to, czy nie” - zauważa Fuld. „Wysyłasz wiadomość e-mail do osoby X i bez jej wiedzy pozwalasz osobie Y podsłuchiwać twoją rozmowę. Osoba X nie ma pojęcia, że ktoś inny czyta ten e-mail, podczas gdy w rzeczywistości potajemnie wysłałeś go również komuś innemu”.
5 Oszczędnie używaj wykrzykników.
Shutterstock
Łatwo jest rzucić wykrzyknik w e-maile tu i tam, ale staraj się nie robić z tego nawyku. Choć historycznie są używane do oznaczania podniecenia, w wiadomości e-mail wykrzykniki można łatwo pomylić z fałszywością lub pasywną agresywnością.
„Zastosowanie niepotrzebnego wykrzyknika w wiadomości e-mail może łatwo zniszczyć podstawowe znaczenie tekstu” - wyjaśnia Anna Verasai w HR Digest . „Używaj go tylko wtedy, gdy chcesz podkreślić coś ważnego. Zastanów się, jak czytelnik może zinterpretować wiadomość, gdy ją czyta”.
6 Zachowaj ostrożność przy korzystaniu z humoru.
Shutterstock
Wszyscy uwielbiają dobry żart od czasu do czasu, ale ponieważ ton może być źle zinterpretowany, gdy nie odpowiada osobiście, najlepiej zostawić żarty z e-maili. „Zarezerwuj humor na rozmowę telefoniczną lub osobiście” - napisał profesor David Silverman w Harvard Business Review . „W ten sposób, gdy na drugim końcu linii lub po drugiej stronie stołu konferencyjnego zapada ogłuszająca cisza, mógłbym powiedzieć:„ Myślę, że możesz nie zdawać sobie sprawy z tego, jak śmiesznie się uważam, a biorąc pod uwagę wierzcie, że teraz przestanę. ”
Ale poważnie: kluczowe badanie z 2005 r. Opublikowane w Journal of Personality and Social Psychology ujawniło, że chociaż nadawcy przewidywali, że ich odbiorcy mogą dokładnie rozszyfrować ton w 80 procentach przypadków, odbiorcy byli w stanie dokładnie odczytać ton 56 procent czas.
7 Pomiń slang.
Shutterstock
Wraz z pojawieniem się wiadomości błyskawicznych coraz częściej stosowane są skrócone formy języka angielskiego - jak „u” dla „ciebie” lub „chcę” zamiast „chcę”. Ale, podobnie jak humor często nie trzyma się e-maili, slang jest podobnym zakazem. Według jednego z badań OnePoll, 37 procent osób uważa, że używanie slangu w miejscu pracy jest niedopuszczalne, a 55 procent stwierdziło, że pomija „lol”, jeśli chodzi o wysyłanie e-maili do szefa.
8 Zwróć uwagę na wiersz tematu.
Shutterstock
Tematy są proste, ale konieczne. A ponieważ większość wiadomości e-mail jest czytanych na urządzeniach mobilnych - 55 procent, według firmy Return Path dostarczającej pocztę e-mail - ważne jest, aby je przybić. Najlepsze są krótkie, zwięzłe i bezpośrednie wiersze tematyczne. Cel twojego e-maila powinien być jasno określony i powinieneś ograniczyć go do pięciu lub mniej słów, ponieważ później urządzenia mobilne odcinają dowolne słowa.
9 Dołącz podpis.
Shutterstock
Czy dostałeś kiedyś od kogoś wiadomość e-mail i zastanawiałeś się: „Od kogo to jest?” Chociaż adres nadawcy może dać ci kilka wskazówek, kim oni są, czasem to nie wystarczy. Podpis na końcu wiadomości e-mail może natychmiast poinformować odbiorcę o tym, kim jesteś, co robisz i jak może się z Tobą skontaktować.
Ludzie ze zintegrowanej agencji marketingowej Ocreative mówią, że posiadanie skrzynki z podpisem e-mail jest „jak wręczanie komuś wizytówki za każdym razem, gdy wysyłasz e-mail”. Jeśli jeszcze go nie masz, dodaj podpis zawierający pełne imię i nazwisko, stanowisko, numer telefonu, adres e-mail, witrynę internetową i logo firmy.
10 Pamiętaj, aby KISS (krótko i prosto).
Shutterstock
Metoda KISS jest czymś, czego większość z nas uczyła się w szkole podstawowej, ale to nie znaczy, że jest mniej potrzebna w późniejszym życiu. Boomerang, aplikacja do obsługi poczty e-mail, badała kluczowe metody uzyskiwania większej liczby odpowiedzi na wiadomości e-mail. Ich największe wynos? Najlepiej pisać tak, jakbyś miał osiem lat.
Ich badania wykazały, że e-maile napisane na poziomie czytania w trzeciej klasie są o 36% bardziej prawdopodobne na odpowiedź niż te napisane na poziomie czytania w college'u.
11 Zwróć uwagę na załączniki.
Shutterstock
Załączniki są czasem niezbędną częścią procesu wysyłania wiadomości e-mail, ale powinieneś dobrze wiedzieć, jak ich używać przed dołączeniem z rezygnacją. W długich łańcuchach wiadomości e-mail mogą czasem zostać niezauważone lub przeoczone, a nieoczekiwane załączniki są również nieotwarte, ponieważ odbiorcy obawiają się wirusów elektronicznych.
Najlepszym rozwiązaniem jest wywołanie załączników w treści wiadomości e-mail. Gramatycznie mówi, że najlepszym sposobem na powiadomienie odbiorcy o załącznikach jest dołączenie na końcu wiadomości e-mail, która mówi coś w stylu „załączyłem” lub „Proszę odnieść się do załącznika, aby uzyskać więcej informacji”.
12 Standaryzuj czcionkę.
Shutterstock
Podczas gdy zabawa ze stylami i kolorami czcionek może być świetną zabawą, w profesjonalnym świecie nie ma miejsca na jasnoróżowe komiksy. Jak się okazuje, użycie czcionek jest niezwykle ważne, jeśli chodzi o komunikację cyfrową, według Colina Wheildona, autora Type & Layout: Are You Communicating czy Just Make Pretty Shapes? „Możliwe jest zdmuchnięcie trzech czwartych naszych czytelników poprzez wybranie niewłaściwego typu” - powiedział American Writers & Artists.
Więc jakie czcionki powinieneś trzymać, jeśli chodzi o e-maile? MageMail zaleca Georgia, Verdana, Times New Roman, Trebuchet MS lub Arial.
13 Sprawdź wszystko.
Shutterstock
Podczas pisania wiadomości e-mail istnieje prawdopodobieństwo, że popełnisz błąd; w końcu jesteś tylko człowiekiem. Jednak błędy często nie są pomijane, jeśli chodzi o e-maile służbowe. W sondażu gramatycznym przeprowadzonym przez prawie 2000 respondentów 67 procent stwierdziło, że pisanie literówek w wiadomościach e-mail nie jest w porządku, a tylko 6 procent uważa, że to dopuszczalny błąd.
14 Wpisz adres e-mail jako ostatni.
Shutterstock
Najłatwiejszy sposób, aby upewnić się, że nie wyślesz wiadomości e-mail, zanim nie będzie gotowa lub zanim zostaną usunięte jakieś literówki? Poczekaj, aż wszystko osiągnie szczytowy kształt, zanim podasz adres e-mail odbiorcy. Jak wiesz, popełnianie błędów e-mail jest jednym z najłatwiejszych sposoby na zrobienie niewłaściwego wrażenia.
„Problemem jest nie tylko profesjonalizm” - powiedział Karen Kessler, prezes Evergreen Partners. „Stawką jest reputacja pracownika oraz firmy lub organizacji. Widzieliśmy, że złe decyzje e-mailowe prowadzą do negatywnych konsekwencji dla pracownika - zwolnienia - a także dla organizacji - sporów sądowych”.
15 I potrójnie sprawdź nazwę odbiorcy.
Shutterstock
Jednym wielkim błędem, którego należy unikać, jest błędna pisownia nazwy odbiorcy, więc pamiętaj, aby trzykrotnie sprawdzić, zanim naciśniesz przycisk wysyłania. Wiele osób uważa, że błąd w pisowni nazwy jest leniwy i nierozważny, szczególnie gdy poprawna pisownia znajduje się w adresie e-mail. Co powinieneś zrobić, jeśli przypadkowo popełnisz ten błąd? Kathryn Shanley, właścicielka My Red Pen Editing, twierdzi, że natychmiastowe przeprosiny są kluczem do utrzymania Twojej wiarygodności.
16 W przypadku działalności zawodowej użyj profesjonalnego adresu e-mail.
Shutterstock
Chociaż osobisty adres e-mail jest odpowiedni do użycia podczas korespondencji z przyjaciółmi lub rodziną, nie należy go umieszczać poza sferą profesjonalnego biznesu. Jest to szczególnie ważne w sytuacji konsument-sprzedawca. Badanie GoDaddy przeprowadzone w 2016 r. Wśród 1000 Amerykanów wykazało, że 75 procent uważa, że posiadanie profesjonalnego e-maila jest ważnym czynnikiem zaufania do biznesu online, a 33 procent wątpi w legalność sprzedawcy, gdyby użył osobistego adresu e-mail.
„Nigdy nie zapomnisz pierwszego wrażenia, czy to w prawdziwym życiu, czy w Internecie” - powiedział w oświadczeniu dyrektor generalny GoDaddy, Steven Aldrich. „Często pierwsza bezpośrednia interakcja z klientem odbywa się za pośrednictwem poczty e-mail, dlatego wygląd profesjonalisty w tym kontekście jest niezwykle ważny”.
17 Pamiętaj, że wszystko można udostępnić.
Shutterstock
Niezależnie od tego, czy chodzi o przekazywanie, BCC, czy po prostu flashowanie telefonu czyjąś twarzą, ważne jest, aby pamiętać, że wszystko, co piszesz w wiadomości e-mail, może zobaczyć ktoś inny niż zamierzony odbiorca. Dlatego cała Twoja komunikacja elektroniczna powinna być profesjonalna i wolna od ryzyka. W końcu e-maile mogą być nawet dopuszczalne w sądzie, więc najlepiej nigdy nie wysyłać niczego, co mogłoby zostać użyte przeciwko tobie później. Aby uzyskać więcej sposobów na poprawę życia zawodowego, zapoznaj się z 25 genialnymi sztuczkami, aby pracować mądrzej i nie ciężej.
Aby odkryć więcej niesamowitych tajemnic dotyczących życia w najlepszym życiu, kliknij tutaj, aby śledzić nas na Instagramie!
Kali Coleman Kali jest asystentem redaktora Best Life.