Sześć punktów trzy. Właśnie tyle godzin, według ostatnich badań zleconych przez giganta technologicznego Adobe, że Amerykanie spędzają średnio, odpowiadając na wiadomości e-mail każdego dnia. Innymi słowy: spędzasz całą trzecią swojego życia na jawie przyklejoną do skrzynki odbiorczej, odpowiadając na wątki wiadomości, które, szczerze mówiąc, mogłyby zostać zakodowane podczas pięciominutowego czatu IRL. Coś musi dać.
Na szczęście zdobycie tego czegoś jest w wielu przypadkach tak proste, jak naciśnięcie przycisku. Wdrażając serię sprawdzonych taktyk, możesz zredukować swoje godziny spędzone na e-mailach do zera. Pomyśl tylko: ile czasu byś zaoszczędził, gdybyś nigdy więcej nie musiał ręcznie pobierać załącznika? A co, jeśli mógłbyś wyciągnąć pospiesznie wysłaną wiadomość e-mail z powrotem z eteru, oszczędzając ci czas (i panikę!) Spędzoną na napisaniu „Przepraszam, nie chciałem wysłać tego” e-maila?
Tak, wszystkie te internetowe jujitsu są możliwe. Zebraliśmy poniżej 17 najlepszych hackerów e-mailowych oszczędzających czas, poprawiających życie i zwiększających wydajność. Czytaj dalej, bo to przeznaczenie zera skrzynki odbiorczej zero czeka. Aby uzyskać więcej sposobów na maksymalne wykorzystanie 6, 3 godziny, nie przegap 15 e-maili biznesowych Cold Open, które Cię wyróżniają.
1 Masowo zrezygnuj z subskrypcji.
Shutterstock
To dobry zakład, że Twoja skrzynka odbiorcza jest zaśmiecona jak starszy akademik podczas finałów. Dobrze jest również założyć, że większość tego bałaganu wynika z codziennych lub cotygodniowych wiadomości e-mail od sprzedawców detalicznych, organizacji i innych biuletynów, na które zapisałeś się przez lata. Korzystając z Unroll.me, możesz wyśledzić wszystkie listy, na których możesz być - i zrezygnować z subskrypcji, od których nie chcesz już otrzymywać informacji. W rzeczywistości jeden redaktor Best Life był w stanie użyć Unroll.me do zlokalizowania aż 135 subskrypcji. Ile się pojawi? A bez ilu mógłbyś się obejść?
2 Włącz skróty klawiaturowe.
Shutterstock
Wszyscy znamy podstawowe skróty klawiaturowe. (Command- A : zaznacz wszystko. Command- C : kopiuj. Command- P : wklej. Itd.) Użytkownicy Gmaila mogą jednak włączyć zaawansowany zestaw skrótów. Najpierw przejdź do ustawień. Kliknij zakładkę ogólną. Mniej więcej w połowie zobaczysz opcję skrótów klawiaturowych, domyślnie wyłączoną. Włącz go, a uzyskasz dostęp do tych prostych naciśnięć klawiszy:
- C : rozpocznij nową wiadomość
- Shift- C : uruchom nową wiadomość w nowym oknie
- D : rozpocznij nową wiadomość w nowej karcie
- F : przekaż wiadomość
- #: usuń wiadomość
- Shift- I : zaznacz wiadomość jako przeczytaną
- Shift- U : zaznacz wiadomość jako nieprzeczytaną
- Command + S : zapisz wiadomość
3 A następnie zautomatyzuj je.
Shutterstock
Jeśli masz problem z zapamiętaniem tego kompendium skrótów klawiaturowych, Keyrocket, wtyczka Google Chrome, przypomni Ci o tym podczas pisania. (Oczywiście, nieinwazyjnie). Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak stać się maszyną produktywności, poznaj 15 sposobów na podwojenie produktywności w połowie czasu.
4 Użyj hashtagów.
Tak, naprawdę, podpisowe narzędzie organizacyjne mediów społecznościowych działa również w przypadku poczty e-mail. Dodaj na końcu swojego podpisu hashtag lub dwa - część wiadomości e-mail, która jest zazwyczaj odcinana, aby odbiorcy nie widzieli ani nie ocenili tagu „#workhardplayhard” - w celu łatwego wyszukiwania. Wystarczy wpisać hashtag w polu wyszukiwania u góry skrzynki odbiorczej, a wyświetlisz każdy zakodowany w nim e-mail.
5 Włącz opcję „wyślij”.
Shutterstock
Wszyscy tam byliśmy: sporządzasz wiadomość e-mail, wysyłasz ją do eteru i natychmiast zdajesz sobie sprawę, o nie, wiadomość nie była gotowa do wysłania. Okazuje się, że możesz przywrócić wiadomości z krawędzi, instalując przydatne opóźnienie. Na przykład w Gmailu przejdź do ustawień, a następnie ogólnych. Znajdziesz przycisk Cofnij jako piąta opcja. Włącz to. Możesz wybrać z rozwijanego menu 10-sekundowych przedziałów; określą, ile masz czasu, zanim Twoja wiadomość zostanie wysłana na dobre.
6 Ustaw tę funkcję na 10 sekund.
Shutterstock
Wskazówka: jeśli używasz poczty e-mail jako faktycznej usługi czatu, zalecamy ustawienie przycisku cofania na 10 sekund. W ten sposób Twoje odpowiedzi nie będą wysyłane z pół-minutowym opóźnieniem. Nie, 30 sekund nie wydaje się zbyt wiele, ale powiedzmy to w ten sposób: jeśli twoja wybrana usługa czatu (Slack, GChat, Facebook Messenger - cokolwiek!) Przechowuje każdą wiadomość wychodzącą tak długo, Twoje kontakty szybko się rozejrzą.
7 Lub po prostu wypełnij pole „do” na końcu.
Shutterstock
Ludzie, to dobry nawyk. (Zobacz poprzednie dwa slajdy).
8 Użyj tego wylogowania.
„W przypadku wiadomości e-mail, która zaczyna się od powitania„ cześć ”lub„ cześć ”, zamknięcie takie jak„ najlepszy ”byłoby spójne” - mówi Patricia Napier-Fitzpatrick, założycielka i prezes The Etiquette School of New York. „„ Najlepsze ”, choć nadużywane, jest jednym z najbezpieczniejszych zamknięć w ogóle, ponieważ jest nieszkodliwe i ogólnie odpowiednie”. Zgadza się: pomimo powszechnego nadużywania „Best” jest jedynym najlepszym sposobem na podpisywanie e-maili.
9 I ten podpis e-mail.
Kiedy jesteś w drodze, przynajmniej zechcesz zrezygnować z irytujących, słodkich zwrotów („Proszę wybaczyć literówki.” „Wysłane z mojego procesora 1, 21 gigawata.” „Wysłane z mojego iPhone'a - przed drukowaniem rozważ środowisko. ”) zamiast czegoś prostego, eleganckiego, od razu do rzeczy:„ Wysłane z drogi ”. Według Bena Dattnera, trenera wykonawczego, sprawdza on wszystkie te pola, jednocześnie wywołując atmosferę przypominającą Kerouac. Nic dziwnego, że jest to podpis na jeden smartfon, który każdy powinien mieć.
10 I ta wiadomość o nieobecności.
Według Jane Scudder, profesor szkoły biznesowej Loyala University Chicago, kiedy wypełniasz wiadomość o nieobecności, jest to format, który powinieneś:
Dziękuję za Twój e-mail. Jestem OOO od wtorku 12 czerwca do piątku 15 czerwca bez dostępu do poczty elektronicznej. Jeśli jest to pilne, prosimy o kontakt pod adresem. W przeciwnym razie odpowiem na wszystkie wiadomości po powrocie .
Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat nitpick, takie jak to, czy zakończyć wiadomość ostatniego dnia, czy też pierwszego dnia z powrotem - lub czy podać numer telefonu, nie - po prostu zapoznaj się z naszym szczerze zbyt obszernym przewodnikiem w tej sprawie.
11 Zmień gęstość wyświetlania.
Użytkownicy Gmaila mogą wybierać spośród trzech różnych gęstości wyświetlania w swojej skrzynce odbiorczej: wygodny, przytulny i kompaktowy. Gęstość wyświetlania nie wpływa na nic więcej niż na ilość białej przestrzeni między każdą wiadomością na ekranie skrzynki odbiorczej. To niewiele więcej niż kwestia preferencji, ale zastanów się nad terminami, no cóż, papier terminowy. Wygodny jest jak podwójna podszewka, gdzie przytulny to pojedyncza podszewka, a kompaktowy jest podobny do pół-podszewki.
12 Nie zapomnij zarchiwizować.
Shutterstock
Możesz wyeliminować wiadomości e-mail ze swojej skrzynki odbiorczej bez konieczności całkowitego usuwania ich z istnienia za pośrednictwem folderu kosza. Po „zarchiwizowaniu” poszczególnych wiadomości natychmiast zostaną one ukryte w skrzynce odbiorczej i wszystkich folderach. Ale nadal możesz je wyśledzić, jeśli to konieczne, za pomocą funkcji wyszukiwania. W Gmailu możesz natychmiast zarchiwizować wiadomości po ich otwarciu, klikając małe „x”, które pojawia się obok wiersza tematu.
13 Postępuj zgodnie z zasadą dwóch minut.
Shutterstock
Ta dwuminutowa zasada, wspierana przez ekspertów ds. Produktywności wszystkich pasków, jest niezawodnym sposobem na radzenie sobie ze stresem związanym z pocztą elektroniczną. Oto, jak to działa: jeśli możesz odpowiedzieć na wiadomość e-mail i zapomnieć o niej w ciągu dwóch minut lub krócej, rozwiąż ją od razu. Jeśli nie, odłóż to na później.
14 Paczki odpowiedzi e-mailem.
Aby skrócić czas spędzany na przyklejeniu do ekranu, pochłonięty przytłaczającymi rozmowami w obie strony, wyznacz dni dnia jako okresy odpowiadania na wiadomości e-mail. (Może to godzina rano i 90 minut po południu. Może trzy godziny po obiedzie. Cokolwiek Ci odpowiada!) Wtedy odpowiadaj tylko na e-maile w tych ramach czasowych - i nigdy poza nimi.
15 Wpisz swoje e-maile w liczbie 140 znaków.
Tak, podobnie jak Tweet (lub przynajmniej Tweet z rewolucji sprzed 280 lat). Ponieważ Andrew Torba, prezes Gab, sieci społecznościowej, radził w średnim poście, najlepiej, aby twoje e-maile były jak najkrótsze. „Chciałbym pomóc w rozwiązaniu problemu X. Ja sugeruję, że Y i Z sugerują połączenie. Czy możesz swobodnie rozmawiać?” Nie trzeba w ogóle kwiecistych pozdrowień.
16 Ustaw załączniki do automatycznego pobierania.
Shutterstock
Jeśli to, to, że (IFTTT), aplikacja do optymalizacji poczty e-mail, może pomóc ci w ustawieniu określonego „języka”, że tak powiem, to wyciśnie kilka haseł typu pośrednik. Na przykład: jeśli przychodząca wiadomość e-mail ma załącznik, IFTTT automatycznie pobierze go na Dysk Google.
17 Nie odpowiadaj na e-maile po godzinach.
Nie jest tajemnicą, że Amerykanie są przepracowani - a jak wykazały badania Adobe, duża część tego przepracowania pochodzi z częstych wysyłania e-maili. Właśnie dlatego na początku tego roku członkowie rady Nowego Jorku wprowadzili projekt ustawy, który uniemożliwiałby firmom wymaganie od pracowników sprawdzania wiadomości e-mail po godzinach. (Inspirowane jest to obecnie obowiązującym prawem we Francji, w którym firmy zatrudniające więcej niż 50 pracowników muszą ustalić ścisłe wytyczne dotyczące pracy po godzinach, w przeciwnym razie grożą im kary finansowe).
Ari Notis Ari jest starszym redaktorem, specjalizującym się w wiadomościach i kulturze.