Według badania przeprowadzonego przez Workfront, dostawcę do zarządzania w chmurze, przeciętny pracownik w USA ma 199 nieprzeczytanych lub nieotwartych wiadomości e-mail w skrzynce odbiorczej w danym momencie. Jeśli ta liczba brzmi wysoko, na szczęście, a jeśli brzmi nisko, być może nadszedł czas, aby gruntownie zmienić swój styl komunikacji. Co ważniejsze, nie musi tak być. Chociaż e-mail stał się obecnie synonimem czegoś, co jest przytłaczające, czasochłonne i żmudne, nie jest za późno, aby sprostać rachunkom jako szybki, prosty i bezbolesny sposób komunikowania się ze sobą.
Kluczem do zarządzania skrzynką odbiorczą - wraz z czujnością - jest znajomość sztuczek związanych z handlem. Faktem jest, że istnieje cały zestaw narzędzi wszelkiego rodzaju, które zostały opracowane przez lata podobnie myślących osób cierpiących na e-maile, które próbują się wydostać spod nieprzeczytanej poczty. Ale zanim będziesz mógł skorzystać z tych sztuczek - stając się czarnym paskiem skrzynki odbiorczej - musisz dowiedzieć się, jakie one są. Więc bez zbędnych ceregieli, podsumowaliśmy 17 najbardziej sprytnych, bezsensownych i bardzo niezbędnych sztuczek, które pomogą raz na zawsze zmierzyć się z dziką skrzynką odbiorczą.
1 Zagraj w grę e-mail.
Shutterstock
Gra e-mail to gra online, która po zalogowaniu się na konto e-mail sprawia, że zarządzanie skrzynką odbiorczą jest przyjemnością. Zasadniczo cyklicznie przechodzi przez twoje e-maile, prosząc o podjęcie działań na każdym z nich, gdy kliknie licznik czasu, zachowując wynik na podstawie liczby e-maili, na które odpowiesz natychmiast, a następnie odłóż na później. Chociaż grę można zatrzymać, pozwalając ci na spokojniejsze dotarcie do wiadomości e-mail, jest to świetny sposób, aby nieco podekscytować - i rywalizować - w innym suchym zadaniu.
2 Usprawnij dzięki Sortd.
Shutterstock
Czy kiedykolwiek chciałeś, aby Twoje konto e-mail było po prostu mądrzejsze? Cóż, Sortd jest taki. Oprócz umieszczania kont e-mail na bardziej przyjaznej dla oka stronie internetowej, zawiera również funkcje, które pomagają ci być na bieżąco. Należą do nich przypomnienia, widżety, które pomagają usprawnić listę spraw, a nawet funkcja śledzenia, która pozwala zobaczyć, kiedy wiadomości zostały otwarte. Umożliwia także łatwe udostępnianie w grupie, dzięki czemu projekty zespołowe są bardziej płynne.
3 Zintegruj swoje adresy e-mail.
Shutterstock
Czy kiedykolwiek chciałeś zdywersyfikować konta e-mail - na przykład zakładając konto społecznościowe, biznesowe i osobiste - ale martwisz się, że dzięki temu przejście między nimi będzie kolejnym frustrującym zadaniem do rozwiązania? Nie jesteś sam. Na szczęście Shift, darmowa aplikacja do pobrania, pozwala zintegrować wszystkie adresy e-mail w jednym eleganckim, łatwym w obsłudze oknie, dzięki czemu przełączanie między nimi jest tak proste, jak kliknięcie gładzika. Jako bonus, integruje również funkcję wyszukiwania, co oznacza, że możesz przeglądać cały swój dorobek komunikacyjny jednocześnie - szczególnie pomocny w przypadku tych wiadomości, które znajdują się na granicy biznesowej i osobistej.
4 Porzuć wylogowanie.
Shutterstock
Na początku wiadomości e-mail formularz był traktowany podobnie jak fizyczny list i zawierał powitanie, wiadomość i podpis. Jednak teraz, gdy wszyscy zostali zalewani e-mailami w sposób, który z pewnością nie byłby możliwy z fizyczną pocztą, zasady się zmieniły.
Po pierwsze, wylogowanie nie jest już potrzebne. Nadal można ich używać do bardziej formalnej komunikacji i podczas przedstawiania się, ale w innym przypadku nie trzeba tracić czasu na wybór między „Najlepszym” a „Ciepłym”. Krótko mówiąc - już to przeszliśmy.
5 Posortuj wiadomości według priorytetu.
Shutterstock
SaneBox to kolejne przydatne oprogramowanie, które choć nie jest darmowe (plany zaczynają się od 59 USD na rok), może być tego warte. Zasadniczo umożliwia sortowanie wiadomości e-mail według ich pilności, w tym „teraz”, „później”, a w przypadku notatek, które nigdy nie muszą ujrzeć światła dziennego, „czarna dziura”.
6 Wdróż metodę OHIO.
7 Zachowaj zwięzłość.
Chcesz szybciej wysyłać swoje e-maile? Spróbuj ograniczyć się do określonej liczby słów w swojej odpowiedzi. Choć na początku może się to denerwować, im mniej słów użyjesz w komunikacji, tym więcej czasu będziesz mieć na rękach. Jednak nie daj się nabrać na impuls, by rzucić zabezpieczające słowa, takie jak „może” i „myślę”, aby złagodzić to, co na pierwszy rzut oka może wydawać się prostym językiem - może to sprawić, że będziesz wydawać się mniej wiarygodny.
8 Zapisz szablony wiadomości.
9 Opróżnij śmieci na koniec każdego dnia.
Shutterstock
Opróżnianie kosza może być stresujące - w końcu po jego zniknięciu na dobre zniknie. Jeśli jednak wiadomość e-mail jest naprawdę pilna i przypadkowo ją wyrzucisz, nie popełniaj błędu: osoba próbująca się skontaktować, wyśle ją ponownie.
Co więcej, opróżnianie kosza pod koniec dnia pomaga upewnić się, że Twój e-mail jest ładny i pusty, gdy sprawdzasz go rano, i może zmniejszyć strach, który odczuwasz, gdy otwierasz skrzynkę odbiorczą na początku dnia.
10 Użyj wskaźnika końca komunikatu.
Umieszczenie EOM na końcu wiersza tematu - „koniec wiadomości” - mówi osobie, że wiadomość nie musi być otwierana: niezbędne informacje zostały już przekazane. To wielka oszczędność czasu, gdy wiadomość e-mail jest używana jedynie jako przypomnienie. Użyj go i zachęć także innych. Brak konieczności otwierania jednego e-maila może nie wydawać się ogromną oszczędnością czasu, ale to się sumuje.
11 Usuń wiadomości, których najpierw nie przeczytasz.
Zanim jeszcze coś otworzysz, usuń te e-maile, które oczywiście nie są warte twojego czasu. Biorąc pod uwagę, że do 45 procent wszystkich e-maili to spam, ale niekoniecznie trafiają do folderu ze spamem, zdecydowanie warto porzucić trochę tego bałaganu. Usuwając trochę pędzla, sprawisz, że reszta zadań e-mail będzie mniej stresująca. A jeśli chodzi o stres, liczy się każda redukcja.
12 Dopasuj foldery plików.
Shutterstock
Większość adresów e-mail jest fabrycznie załadowana z kilkoma folderami - skrzynka odbiorcza, kosz, zarchiwizowane itp., A czasem nawet kilkoma specjalnymi, np. Podróżnymi, osobistymi lub służbowymi. Chociaż są to świetne miejsca do rozpoczęcia organizacji poczty e-mail, nie powinny być jedynymi, na których możesz polegać, aby porządkować swoje wiadomości. Chociaż nadal możesz korzystać z wcześniej istniejących folderów, dodaj własne, aby usprawnić wyszukiwanie. Twórz foldery do osobistej komunikacji, kontaktów PR, a nawet wiadomości ze szkoły dzieci, a możesz zachować ważne informacje, które zawierają, bez pozostawiania tych wiadomości w celu zapchania skrzynki odbiorczej.
13 Ustaw przypomnienia.
Shutterstock
Boomerang to kolejna aplikacja do pobrania, która w mgnieniu oka może usprawnić tę zapadniętą skrzynkę odbiorczą. Początkowo znana jako Baydin, nowa nazwa jest bardziej odpowiednia dla jej funkcji: pozwala użytkownikom wyrzucać wiadomości e-mail z widoku, tylko po to, aby wrócili, gdy ich potrzebujesz. Darmowa aplikacja będzie wysyłać wiadomości w Twoim imieniu w określonych terminach - powiedzmy, na cotygodniowe przypomnienia lub miesięczne rachunki - i może usuwać wiadomości ze skrzynki odbiorczej, dopóki nie trzeba będzie się nimi zajmować. Ponadto może przypominać o kontynuowaniu wiadomości, które już wysłałeś.
14 Użyj niestandardowych skrótów i odpowiedzi w puszce.
Shutterstock
Nie można zaprzeczyć, że konserwowane odpowiedzi mogą brzmieć robotycznie. Spersonalizowana reakcja w puszce może jednak być narzędziem oszczędzającym czas, które nie poświęca twojej osobowości. Obserwuj przeszłe informacje, aby zobaczyć, których zwrotów używasz najczęściej, i stwórz ich dokument, aby zaoszczędzić czas. W rzeczywistości dla użytkowników Gmaila ta funkcja jest wbudowana - program pocztowy zapamiętuje frazy, których najczęściej używasz w swoich wiadomościach, i pozwala je wstawiać, naciskając tylko klawisz Tab.
15 Usuń po przekazaniu.
Shutterstock
Czasami otrzymujemy e-maile, które tak naprawdę nie powinny być do nas adresowane. Może to dla kogoś innego w firmie lub współlokatora, który płaci rachunki za prąd. Tak czy inaczej, musi znajdować się przed czyimiś gałkami ocznymi, nie naszymi. Zamiast po prostu przesyłać dalej i zapominać, usuń cały łańcuch po przekazaniu istotnych informacji. To nie twoja sprawa, więc dlaczego miałaby zajmować miejsce w twojej skrzynce odbiorczej?
16 Skorzystaj z funkcji archiwizacji.
Shutterstock
Jeśli twój e-mail jest już obciążony nadmiarem wiadomości, dobrym pierwszym krokiem jest zaryzykowanie i po prostu usunięcie wszystkiego. Większość z nich prawdopodobnie nigdy nie będziesz mieć do czynienia w tym momencie, a osoba, która czekała na odpowiedź, prawdopodobnie zapomniała. Jeśli nie możesz zmusić się do wykonania ruchu, zarchiwizuj go - jest to lepsze niż nic i zbliży cię o krok do mitycznej „skrzynki odbiorczej zero”.
17 Zrezygnuj z subskrypcji rzeczy, których nie czytasz.
Shutterstock
Czy kiedykolwiek subskrybowałeś biuletyn - lub jakiś inny regularny e-mail - tylko po to, by się w nim zakochać, a mimo to nadal otrzymywać wiadomości, które robią niewiele więcej niż flądra w dolnej części skrzynki odbiorczej? Czy robiłeś to kiedyś 10, 20 lub, nie wiem, 200 razy? Jeśli tak, jesteś w dobrym towarzystwie. Być może dlatego bezpłatna aplikacja Unroll.me zaczepiła się o taką pozycję na rynku. Po pobraniu algorytm Unroll.me gromadzi wszystkie Twoje subskrypcje e-mail, umożliwiając łatwe sortowanie i / lub anulowanie subskrypcji. Ponadto ich funkcja „Rollup” oferuje atrakcyjny format do przeglądania ważnych biuletynów, które lubisz. Jest również nieograniczony: usługa jest dostępna na wszystkich urządzeniach.
Aby odkryć więcej niesamowitych tajemnic dotyczących życia w najlepszym życiu, kliknij tutaj, aby śledzić nas na Instagramie!
