Każda zorganizowana osoba przysięga na jedno sprawdzone narzędzie: listę rzeczy do zrobienia. Daje strukturę dnia, dotrzymuje terminów i przypomina o zbliżających się terminach. Ale nawet jeśli lista rzeczy do zrobienia wydaje się dość prosta - spisywać rzeczy, sprawdzać je - istnieje wiele, wiele sposobów na zrujnowanie rzeczy i sabotowanie własnego sukcesu.
Na przykład, jeśli używasz telefonu do śledzenia niezakończonych przedmiotów, to już łamiesz jedną z głównych zasad pisania skutecznej listy zadań. A jeśli połączysz swoje zadania z długoterminowymi celami, to zdecydowanie nie postępujesz właściwie. W tym miejscu podsumowaliśmy najczęstsze błędy listy rzeczy do zrobienia, abyś wiedział, czego unikać, a wszystko to w imię osiągnięcia najbardziej usprawnionego, wydajnego dnia - każdego dnia. Aby oczyścić inne kluczowe aspekty życia, nie przegap 27 sposobów, aby być bezstresowym użytkownikiem poczty e-mail.
1 Dodajesz nierealne zadania.
Shutterstock
Pewnie, wszyscy chcemy kiedyś skakać ze spadochronem lub udać się na afrykańskie safari. Ale cele długoterminowe, takie jak ten, należą do listy rzeczy do zrobienia , a nie do listy rzeczy do zrobienia . A przeciążenie listy rzeczy do zrobienia tymi nieosiągalnymi celami tylko Cię przytłoczy i utrudni wykonywanie prostych, krótkoterminowych zadań. Ponadto, jak wie każda osoba typu A lub typu A minus, najbardziej niezadowalającym uczuciem na świecie jest brak zaznaczenia wszystkiego na liście rzeczy do zrobienia - i niestety prawdopodobnie nie będziesz sprawdzał „skoku z 30 000 stóp” " w najbliższym czasie.
2 Rozpościerasz się zbyt cienko.
Shutterstock
To, co chcesz zrobić i co możesz zrobić, to dwie bardzo różne rzeczy, więc nie zalewaj listy rzeczy do zrobienia dziesiątkami zadań do wykonania w ciągu jednego dnia. Przy większej liczbie zadań niż czas przekonasz się, że twoja lista spraw powoduje niepokój bez żadnych pozytywnych rezultatów końcowych. Zamiast tego należy przeznaczyć szacunkowy czas na każde zadanie (na przykład: rozładować zmywarkę - 15 minut), aby lepiej ocenić, co jest realistycznie możliwe. Aby uzyskać więcej sposobów, aby być na bieżąco, nie przegap 20 sposobów produktywnego odwlekania.
3 Nie nadajesz priorytetu.
Shutterstock
Nie wszystko na liście rzeczy do zrobienia ma jednakowy priorytet, ale nigdy nie dowiesz się, co będzie pierwsze, jeśli nie uporządkujesz rzeczy według ich ważności. Mając wszystko w gigantycznej gromadzie, możesz przegapić spotkanie z topowym mosiądzem, ponieważ był on umieszczony pomiędzy „zrób pranie” i „odebrać czyszczenie na sucho”. Na liście rzeczy do zrobienia użyj systemu numerowania, w którym rzeczy oznaczone (1) mają najwyższe znaczenie, (2) mają regularne znaczenie, (3) mają niewielkie znaczenie i tak dalej.
4 Nie używasz wizualizacji.
Shutterstock
Niektóre osoby lepiej reagują na wskazówki wizualne - a dla tych osób może pomóc stworzyć wizualną listę rzeczy do zrobienia zamiast tradycyjnej listy kontrolnej.
Czym dokładnie jest wizualna lista rzeczy do zrobienia? Może przybierać różne kształty i formy, ale jedną z dobrych praktyk, których należy zawsze przestrzegać, jest przydzielenie pewnej ilości miejsca elementowi w zależności od jego znaczenia. Na przykład, jeśli jakiś przedmiot musi zostać ukończony do końca dnia, powinieneś poświęcić jedną trzecią swojego artykułu tylko na ten przedmiot, aby wyznaczyć jego poziom ważności.
5 Nazywasz to „listą rzeczy do zrobienia”.
Shutterstock
Prosty akt oznaczania zadań jako „do zrobienia” może wystarczyć, aby powstrzymać cię od ich faktycznego wykonania. Jeśli sama myśl o liście rzeczy do zrobienia wywołuje u ciebie zawroty głowy, rozważ zmianę nazwy na „listę rzeczy do zrobienia”. W ten sposób wykonywane zadania nie będą wydawać się trudne, a ty nie poczujesz się winny, jeśli nie zaznaczysz wszystkiego z listy.
6 Używasz go, aby zwiększyć swoją samoocenę.
Dobrze jest przyzwyczaić się do robienia listy rzeczy do zrobienia każdego ranka. Ale jeśli sprawiasz, że lista sprawia, że czujesz się lepiej, a nie dlatego, że chcesz być bardziej zorganizowany i produktywny, może cię ugryźć w tyłek.
„Najbardziej produktywni ludzie zdają sobie sprawę z tego, że lista rzeczy do zrobienia jest narzędziem do ustalania priorytetów, ale tylko wtedy, gdy zmusisz się do stworzenia urządzenia, które zmusi cię do myślenia o swoich priorytetach”, mówi autor książki The Power of Habit Charles Duhigg. Aby uzyskać prawdziwy, użyteczny sposób na poprawę nastroju, skorzystaj z tych 75 genialnych sztuczek, aby natychmiast uzyskać szczęście.
7 Piszesz swoją listę rano.
Shutterstock
Może się wydawać, że posuwasz się naprzód, pisząc rano listę rzeczy do zrobienia, ale w rzeczywistości może to doprowadzić do zaległości - zwłaszcza jeśli masz zadania z wcześniejszymi terminami. Zamiast tego upewnij się, że zaplanujesz swój harmonogram na następny dzień, zanim pójdziesz do łóżka. Dzięki przygotowanej i gotowej liście rzeczy do zrobienia nie będzie ona obciążać twojego umysłu podczas snu i będziesz w stanie obudzić się z dokładnym obrazem tego, jak wygląda harmonogram dnia.
8 Wpisujesz swoje listy.
Zawsze jesteśmy na co najmniej jednym urządzeniu w danym momencie, więc trudno jest oprzeć się pokusie, aby po prostu wpisać nasze listy rzeczy do zrobienia na naszych telefonach lub komputerach i nazwać to dniem. Ale badania wykazały, że wpisywanie rzeczy utrudnia ich zapamiętanie, dlatego lepiej zainwestować w planistę i spędzić dodatkowe pięć minut na pisaniu wszystkiego ręcznie. Są jednak sposoby, w które mogą się przydać twoje urządzenia, na przykład te 20 rzeczy, których nie wiedziałeś, że Twój smartfon może zrobić.
9 Lista zadań składa się z kilku kroków jako pojedynczego elementu.
Zadanie „upiec ciasteczka” jest tego doskonałym przykładem. Oczywiście ostatecznym zadaniem może być upieczenie ciasteczek, ale w tym procesie jest o wiele więcej. Oprócz pieczenia musisz zajrzeć do sklepu spożywczego, aby odebrać zapasy, znaleźć przepis i sprawdzić w spiżarni, które składniki już masz. Po rozdzieleniu są to tak naprawdę cztery zadania, a nie jedno - ale nigdy nie dowiesz się o tym, patrząc na „upiecz ciasteczka” na liście spraw.
10 Używasz znaków zapytania.
Shutterstock
Nigdy nie umieszczaj na liście pozycji ze znakiem zapytania na końcu. Jeśli ten przedmiot zostanie zrobiony, to świetnie; jeśli nie, po prostu przeniesie się na listę następnego dnia. Użycie znaku zapytania sprawi, że zadanie będzie wyglądało tak, jakby nie znajdowało się na liście, przez co prawdopodobieństwo, że zostanie wykonane, jest jeszcze mniej prawdopodobne.
11 Odkładasz zadania wymagające wysiłku.
Shutterstock
Nikt nie chce czekać w kolejce godzinami w DMV ani siedzieć z operatorem telefonicznym w nadziei, że odbierze go prawdziwy człowiek. Ale odkładanie tych zadań na wiele dni tylko zwiększy ich stres - w końcu znajdują się na twojej liście spraw z jakiegoś powodu. A jeśli zmagasz się ze stresem, wypróbuj 12 genialnych sztuczek, które zamieniają lęk w podniecenie.
12 Prowadzisz tylko listę rzeczy do zrobienia.
Shutterstock
Wiele osób odniosło sukces, tworząc listę rzeczy do zrobienia. Przykłady tego, co tam umieścić? Nie planuj spotkań rano. Nie zapomnij robić przerw w ciągu dnia roboczego. Nie zgadzaj się na więcej niż jesteś w stanie znieść. Wielu menedżerów, takich jak inwestor Tim Ferriss, przysięga na tę metodę, zauważając, że „to, czego nie robisz, determinuje to, co możesz zrobić”.
13 Zajmujesz się wszystkim na raz.
Staraj się powoli sprawdzać zadania z listy rzeczy do zrobienia w ciągu dnia. W przeciwnym razie ryzykujesz przytłoczeniem zbyt dużą ilością rzeczy do zrobienia w zbyt krótkim czasie, a tego właśnie lista rzeczy do zrobienia próbuje uniknąć. A jeśli zmagasz się z umiejętnościami zarządzania czasem, wypróbuj te 60 najlepszych 60-sekundowych hacków zwiększających wydajność.
14 Twoja lista spraw jest niezorganizowana.
Shutterstock
Celem listy rzeczy do zrobienia jest uporządkowanie życia, co nigdy się nie stanie, jeśli zadania zostaną zapisane losowo na karteczkach samoprzylepnych rozrzuconych po biurku. Zyskasz inwestując w notatnik lub terminarz, w którym wszystkie zadania można znaleźć w jednym miejscu. A jeśli potrzebujesz pomocy w sprzątaniu przestrzeni biurowej, wypróbuj 20 prostych wskazówek dotyczących uporządkowania biurka.
15 Nie ustawiasz przypomnień.
Mając wszystko na swoim talerzu, nie można oczekiwać, że zapamiętasz wszystko na liście rzeczy do zrobienia i kiedy trzeba to zrobić. Dlatego tak ważne jest, aby ustawić przypomnienia, takie jak powiadomienia alarmowe w telefonie, aby przypominały o zbliżających się terminach. (I oczywiście twoja lista rzeczy do zrobienia powinna być zawsze blisko!)
16 Nic nie zapisujesz.
Nie polegaj na swoim mózgu, aby pamiętać wszystko, co trzeba zrobić. Gdy zapisujesz swoje zadania w pamięci, ryzykujesz, że nie dotrzymasz terminów i całkowicie zapomnisz ważnych zadań, więc poświęć trochę czasu, aby zapisać je wszystkie. Ale jeśli chcesz dowiedzieć się, co potrafi twoja pamięć, sprawdź 35 szalonych faktów na temat twojej pamięci.
17 Nie używasz trzech D.
Trzy litery D , według blogera Prioritized Living, Megan Nye, to: Usuń niepotrzebne zadania. D eleganckie przedmioty, z którymi ktoś inny odpowiednio sobie poradzi. Wykonaj niezwłoczne działania na później. Nye mówi, że te praktyki znacznie skracają listę zadań i rozładowują część stresu z twojego talerza. Aby uzyskać więcej sposobów na produktywność i bezstresowe, wypróbuj 20 najlepszych sposobów, aby być bardziej uważnym w pracy.
