Jeśli chodzi o komunikaty z epoki cyfrowej, żaden nie podziela wszechobecności dobrych, staromodnych wiadomości e-mail. Wszyscy biorą udział w e-mailach. W rzeczywistości, zgodnie z danymi zebranymi przez The Radicati Group, technologiczną firmę zajmującą się badaniami rynku, wspólnie wysyłamy prawie 270 miliardów wiadomości e-mail dziennie . Pisanie e-maili jest tak upartym przewodnikiem, upieczonym w codziennym życiu, że podobnie jak chodzenie, mówienie i oddychanie, powinno być już dla wszystkich drugą naturą. Innymi słowy, nie ma usprawiedliwienia dla nieprawidłowego sporządzenia wiadomości e-mail.
A jednak wiele e-maili jest pełnych błędów. (Założę się, że z tych 270 miliardów solidnych 260 miliardów przypada na tę kategorię.) Ciche wiersze tematyczne, nieuczciwe pozdrowienia, niewłaściwe wybieranie czcionek - och, nawet nie zaczynaj mi na podwójnej przestrzeni ( lub podwójny łącznik). Tak, jest wiele rzeczy, które możesz popsuć w procesie pisania wiadomości e-mail. Tutaj znajdziesz najczęstszych przestępców - i dowiesz się, jak je naprawić. Tam, gdzie wcześniej nie było wymówki, teraz naprawdę nie ma wymówki. Aby uzyskać więcej niesamowitych porad dotyczących życia biurowego, zapoznaj się z 25 genialnymi sposobami na pokonanie wypalenia biurowego.
1 Podpisujesz się z niczym innym jak „najlepszym”.
Shutterstock
Z poważaniem Dzięki Wszystkiego najlepszego . Lub po prostu nic. Do wyboru jest niezliczona liczba podpisów e-mail. Ale używając wielu typowych, takich jak te czwarte, ryzykujesz, że będziesz zbyt formalny, zbyt zimny, zbyt fałszywy lub zbyt powściągliwy (odpowiednio). Graj bezpiecznie, trzymając się sprawdzonego Best . Według Patricii Napier-Fitzpatrick działa ona w każdej sytuacji i znajduje się w centrum formalnie nieformalnego diagramu Venna. Krótko mówiąc, to twój najlepszy zakład.
2 Używasz obcych słów w łańcuchach.
Gdy rozmowa się rozpocznie, nie ma potrzeby cześć, kochanie, podziękowań ani najlepszych . (Podwójnie więc, jeśli pracujesz w zwartym biurze, w którym rozmowa jest czymś więcej niż tylko koniecznością chłodzenia wodą.) Pozdrowienia i podziękowania po prostu zaśmiecają twój e-mail i przerywają rozmowę. Z pewnością zacznij od każdego łańcucha, ale porzuć je jak najszybciej.
3 Przekraczasz liczbę słów.
Shutterstock
Według badania 40 milionów e-maili biznesowych, przeprowadzonego przez ludzi z Boomerang, aplikacji zwiększającej wydajność, wiadomości e-mail o sprzedaży mają idealną długość. Aby uzyskać maksymalną skuteczność, upewnij się, że Twój e-mail nie ma mniej niż 50 słów i nie więcej niż 125. (Tak, obejmuje to od czterech do sześciu słów, których używasz do cześć i do widzenia ). I więcej sposobów na opanowanie sztuki elektronicznej wiadomości, poznaj 17 genialnych hacków e-mailowych, które poprawią twoje życie.
4 Jesteś podwójnym odstępem.
Shutterstock
Aby natychmiast się zestarzeć, umieść dwa spacje na końcu każdego zdania. Podwójna przestrzeń - praktyka, którą obecnie można zobaczyć tylko w e-mailach od prawników, lekarzy i dziadków - powstała w XIX wieku jako mandat do składu. W tamtych czasach atrament mógł się plamić, a kropki nie dotarły do ostatniego wydruku. Dodatkowa przestrzeń służyła, że tak powiem, jako poduszka jasności, aby czytelnik wiedział na pewno, że zdanie się skończyło.
W erze cyfrowo funkcjonalnej nie ma potrzeby podwójnej przestrzeni. W rzeczywistości, wydawnictwa, gazety i magazyny wycofały praktykę podwójnych odstępów w latach 40. XX wieku , po pojawieniu się dyrektora wykonawczego IBM, maszyny do pisania najwyższej klasy. Ludzie, to 2018. Powinieneś rozstawiać zdania jak. To.
Nie. Lubić. To.
5 Masz podwójne łączenie wyrazów.
Shutterstock
Em-dash (jedna z tych: -) jest tym, co próbujesz zrobić. Naciśnij jednocześnie klawisze Shift, Alt i łącznik (ten: -).
6 Używasz niewłaściwego podpisu komórkowego.
Na pewno widziałeś kilka godnych uwagi podpisów e-mail, z których większość pochodzi od zawsze pracującego tłumu. („Wysłane z telefonu komórkowego. Proszę wybacz wszystkie tpyos” to klasyk.) Nie rób takich samych pułapek. Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail z drogi, powiedz to dosłownie. Według Bena Dattnera, trenera wykonawczego, najlepszy podpis mobilnego e-maila, jaki możesz mieć, jest tak prosty, jak: „Wysłany z drogi”. Jest to jasne, skuteczne, a nawet ma dodatkową zaletę wywoływania atmosfery nonszalancji podobnej do Kerouac.
7 Źle wklejasz kopie.
Shutterstock
Jeśli kopiujesz tekst ze źródła zewnętrznego - powiedzmy - dokumentu Worda lub arkusza kalkulacyjnego Excela - będziesz chciał wyczyścić formatowanie przed wysłaniem wiadomości . W przeciwnym razie Twój tekst pojawi się w skrzynce odbiorczej odbiorcy. Aby wyczyścić formatowanie, jeśli jesteś jednym z miliardów użytkowników Gmaila, zaznacz tekst, który chcesz wyszorować, i kliknij małe pole „TX”. Znajdziesz to po prawej stronie paska narzędzi formatowania. (To jest przycisk, który wygląda następująco: A. )
8 Zdecydowanie piszesz źle wiadomości OOO.
Jak radzi Jane Scudder, profesor szkoły biznesowej Loyala University Chicago, opracowując wiadomość o nieobecności, jest jeden i tylko jeden format:
Dziękuję za Twój e-mail. Jestem OOO od wtorku 12 czerwca do piątku 15 czerwca bez dostępu do poczty elektronicznej. Jeśli jest to pilne, prosimy o kontakt pod adresem. W przeciwnym razie odpowiem na wszystkie wiadomości po powrocie .
Aby uzyskać szczegółowe informacje na temat nitpick, takie jak to, czy zakończyć wiadomość ostatniego dnia, czy też pierwszego dnia z powrotem - lub czy podać numer telefonu, nie - po prostu zapoznaj się z naszym szczerze zbyt obszernym przewodnikiem w tej sprawie.
9 Niszczysz załączniki.
Shutterstock
Nigdy nie przeciągaj i nie upuszczaj załączników graficznych do wiadomości e-mail. Podczas tego procesu możesz mieć wymiary obrazu lub rozmiar pliku, co oznacza, że odbiorca może otrzymać wersję zdjęcia o niższej rozdzielczości (brzydka i pikselowana). Zamiast tego skieruj się do ikony spinacza w wiadomości e-mail, a następnie znajdź i prześlij plik w ten sposób.
10 Nie jesteś hiperłączem.
Przypadkowe wrzucanie adresów URL do treści wiadomości e-mail jest brzydkie, uciążliwe, a przede wszystkim łatwe do naprawienia. Po prostu zaznacz tekst, który chcesz połączyć, wciśnij Command-K i wklej adres URL w wyskakującym polu. Wtedy twój tekst będzie wyglądał tak.
11 Używasz zbyt wielu kropek.
Język ewoluuje z czasem - ale nie mówię tu tylko o słowach o znaczeniu rtęciowym lub przejściowych frazach, które zaginęły w historii. Zmienia się także interpunkcja. Weźmy na przykład okres. Przez wieki oznaczało to, że zdanie się skończyło i nic więcej. Był całkowicie pozbawiony jakichkolwiek substancji i emocji poza tym.
Ale w dzisiejszych czasach, jak zauważyli badacze z uniwersytetów Binghamton i Rutgers, zakończenie zdania w pewnym okresie może wypadać jako w najlepszym razie krótkie lub, w najgorszym przypadku, gniewne. (Chociaż nie potrzebujesz wiedzy naukowej, aby powiedzieć, że każde „W porządku” lub „Nie”, które otrzymujesz, wydaje się być sztuczką.) Więc jeśli nie jest to formalny e-mail, zminimalizuj zużycie okresu. Używaj mniej ostrych interpunkcji - kreski, elipsy, przecinki, dwukropki i średniki - aby połączyć swoje myśli.
12 Źle robisz tematy.
Shutterstock
Większość skrzynek odbiorczych wiadomości e-mail odcina wyświetlanie wiersza tematu na 60 znaków. Na smartfonach ten ekran jest jednak odcięty przy liczbie znaków wynoszącej zaledwie 25, w zależności od urządzenia. (Większe ekrany, takie jak te na iPhonie 8 Plus, będą wyświetlać do 30 znaków.) Aby mieć pewność, że cały wiersz tematu zostanie przeczytany, wszystko powinno być krótkie i słodkie. Och, i nie zapomnij go wypełnić. Niewiele rzeczy jest bardziej rozsądnych niż otrzymywanie wiadomości e-mail „bez tematu” od nieznajomego.
13 Używasz niewłaściwej czcionki.
Shutterstock
Helvetica jest banalna. Times New Roman jest wyniosły. Komiks Sans to… po prostu nie. Podczas pisania wiadomości e-mail trzymaj się podstawowych: Sans Serif. Jest nieprzyzwoity i łatwy do odczytania. Ponadto czcionka jest renderowana w każdej przeglądarce internetowej, dzięki czemu wiadomość zostanie dostarczona odbiorcy zgodnie z przeznaczeniem, bez zmiany stylizacji czcionek (kursywa, pogrubienie, podkreślenie - tego typu).
14 Pchasz wszystko w jeden akapit.
Shutterstock
Zlepianie całego tekstu jest nieestetyczne i, w zależności od tego, co mówisz, niezorganizowane - w mylącym stopniu. Postępuj zgodnie z tą zasadą: każdy akapit powinien mieć jeden punkt, a każdy punkt zasługuje na własny akapit (nawet jeśli jest to tylko jedno zdanie). Podziel odpowiednio swój tekst.
15 Robisz literówki.
Stać cię na więcej.
Ari Notis Ari jest starszym redaktorem, specjalizującym się w wiadomościach i kulturze.